Auditoría y compliance van de la mano, pero no son lo mismo. Compliance abarca todas las políticas y procedimientos creados para que una empresa pueda cumplir con legislaciones, regulaciones y normas (tanto externas como internas).
La auditoría, por su parte, es la práctica de verificar si todo esto está funcionando correctamente. Así, ayuda a identificar irregularidades y puntos de mejora.
Es así como este dúo consigue promover integridad, agilidad y eficiencia en todos los procesos y áreas que necesitan seguir estrictas directrices de calidad.
Sin embargo, a pesar de ser tan importante, muchas corporaciones todavía tienen dificultades a la hora de implementar una política de compliance y auditoría que sea verdaderamente productiva.
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¿Qué es compliance?
Primero, recordemos nuevamente qué es compliance y expliquemos más a fondo cómo esta práctica suele estar presente dentro de las empresas.
La lista de elementos que forman parte de una política de compliance es grande. Algunos ejemplos son:
- Control de calidad;
- Capacitación de colaboradores;
- Creación y disposición de canales de denuncia;
- Implementación de procesos de respuesta y prevención de incidentes.
Lo importante es entender que esta política abarca todas las prácticas y procedimientos que generan conformidad con las normas legales, regulatorias, éticas e internas referentes a las actividades de una empresa.
Cómo compliance puede ayudar a tu empresa
La auditoría y el compliance actuando en conjunto tienen un gran potencial no solo para garantizar la calidad y la conformidad dentro de una empresa, sino también para anticipar amenazas externas y señalar oportunidades de crecimiento/mejora.
Un programa de compliance permite mapear debilidades y evitar fallos que perjudicarían no solo la producción en sí, sino también la reputación de una empresa e incluso el bienestar de sus clientes.
Además, esta práctica ayuda a actualizar prácticas, procesos y rutinas fácilmente para que se adecuen a nuevas normas y regulaciones que surgen todos los días.
Estar siempre actualizado con el mercado e incluso anticipar necesidades y cambios es precisamente un gran desafío que se facilita con una política de compliance.
Esto será cada vez más vital para las compañías que buscan destacarse en el mercado. Según un estudio de KPMG, los sectores de compliance y auditoría deben prestar atención a factores como macroeconomía, geopolítica e incluso tecnología.
Por ejemplo, el estudio señala que el 80% de las empresas encuestadas consideran la inteligencia artificial un desafío para la ciberseguridad y que el 48% de ellas se sienten menos confiadas en su capacidad para evaluar riesgos cibernéticos.
Por lo tanto, si tu empresa no quiere solo evitar fallos (y sus respectivas consecuencias judiciales) sino también ganar eficiencia y superar a la competencia, necesita prestar atención al compliance.
5 pasos para empezar una buena política de compliance
Pero, en la práctica, ¿cómo funciona esto del compliance? Bueno, todo depende del tipo de empresa en la que trabajas y de las especificidades del sector en el que actúa.
Una compañía del sector de servicios financieros tendrá una serie de directrices y regulaciones, mientras que otra que actúa en el ramo farmacéutico deberá seguir diferentes legislaciones de salud.
Es decir, cada compañía necesita desarrollar un programa de compliance de acuerdo con esas necesidades y, así, adoptar prácticas y controles que aseguren conformidad con ellas.
Pero, por supuesto, existen buenas prácticas generales que pueden ayudarte a la hora de crear una política de compliance y auditoría.
¡Consulta a continuación cinco de las principales!
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1 – Códigos y políticas de conductas
El primer paso para definir una buena política de compliance es crear un código de conducta. Debe incluir todas las reglas y directrices que los empleados deben seguir.
Recuerda que estas directrices deben relacionarse con aspectos éticos, legales y de conformidad con la actuación de tu empresa en todas las áreas y equipos.
El resultado será un código de políticas bastante extenso — e importante en la misma medida.
2 – Programas de capacitación y educación
Después de crear la política de conductas, es hora de ponerla en práctica. Y el primer paso para esto es garantizar que las normas sean conocidas por todos y, además, que las personas sepan qué, cómo y cuándo hacer con respecto a ellas.
Para ello, crea capacitaciones, cualificaciones y talleres involucrando no solo a los equipos de control de calidad, auditoría y compliance, sino también a todas las demás áreas.
Además, mantente al tanto de novedades y reformas en regulaciones y leyes relevantes para tu empresa y actualiza tanto las políticas de conducta como las capacitaciones cuando sea necesario.
3 – Auditoría, monitoreo y control internos
Bien, ahora que las directrices fueron creadas y todo el equipo está capacitado, es hora de relajarse, ¿cierto? ¡Incorrecto!
Es necesario garantizar que lo que se estableció en las políticas y se enseñó en las capacitaciones se esté aplicando y que todo ese material esté actualizado y relevante.
Para ello, realiza revisiones regulares para evaluar la eficacia de las políticas de compliance y, así, identificar lo que necesita alguna mejora o actualización.
También ten un control de cambios eficiente, de fácil acceso y seguro para catalogar todo esto.
Es en esta parte donde entra la auditoría, garantizando la conformidad de todo (pero verás más sobre esto más adelante).
Otra buena práctica es contar con mecanismos que monitoreen y verifiquen la conformidad de los documentos, acciones, contratos, entre otros, que se están haciendo con las políticas establecidas.
Un consejo de oro para quienes buscan ahorrar tiempo, ganar eficiencia e incluso economizar es contar con un software de compliance y control de calidad.
De esta manera, automatizas diversas actividades y aún tienes acceso ágil a documentos e informes, entre otros recursos.
4 – Canales de denuncia
No importa el tamaño del esfuerzo para que todo vaya bien y que las normas y directrices sean siempre respetadas, es probable que aun así ocurran errores y violaciones.
Por eso, es esencial que tu programa de compliance tenga canales de denuncia para que colaboradores, proveedores y otras partes interesadas puedan registrar estos incidentes.
Recuerda garantizar que estos canales sean confidenciales, seguros y de fácil acceso para quien los necesite.
5 – Investigación y solución de irregularidades
Por último, vale la pena destacar que de nada sirve tener canales de denuncia si no tomas una actitud con respecto a lo que se reporte.
Crea procedimientos para investigar y, en caso necesario, tratar eventuales violaciones de compliance.
Incluye en estos procedimientos los detalles y personas/departamentos involucrados, así como sus respectivas investigaciones y acciones correctivas apropiadas.
Una buena práctica para este proceso es involucrar controloría, compliance y auditoría, con el objetivo de maximizar su eficiencia y evitar sesgos.
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Indicadores de compliance
Para medir si todo este esfuerzo está dando resultados y cuál es el nivel de éxito (o fracaso), existen los indicadores de compliance. Pueden ser cuantitativos o cualitativos, aunque lo más recomendable es elegir una mezcla de ambos.
Actúan como todas las demás Métricas de Éxito (o KPIs, en la sigla en inglés) de tu empresa: son resultados que indican el desempeño, solo que en este caso referente a la política de compliance.
Recuerda que, al igual que el programa de compliance en sí, los indicadores también varían de compañía a compañía, ya que tienen en cuenta las especificidades del negocio.
Un consejo para facilitar la elección de ellos es pensar en métricas que ayuden a entender si lo que definiste en la política de compliance tiene sentido y si se está aplicando correctamente.
En términos generales, todo lo que pueda mostrar cómo está el nivel de promoción de la conformidad con las leyes, regulaciones, políticas internas y estándares éticos puede ser un indicador.
Algunos de los indicadores de compliance más comunes son:
1 – Adhesión a las políticas y capacitaciones
El objetivo en este caso es medir cuánto los colaboradores están en conformidad con las políticas y normas definidas en el sistema de compliance.
Para hacer esta evaluación más concreta, puedes mirar el porcentaje de personas que realizaron las capacitaciones, el promedio de las calificaciones de los exámenes relacionados con estas capacitaciones, la tasa de uso de los canales de denuncia, entre otros datos.
2 – Número de denuncias e incidentes de no conformidad
Este es probablemente el indicador de compliance más utilizado. Después de todo, la cantidad de denuncias y de incidentes confirmados está ligada a cuánto las personas entendieron las políticas de compliance y las están siguiendo.
3 – Tiempo y tasa de resolución de incidentes
Otras métricas muy utilizadas y valiosas. Analizando la tasa de resolución de incidentes entiendes si toda la estructura de compliance está logrando dar respuesta al volumen de casos reportados. Esto aplica tanto a colaboradores como a procesos y herramientas.
De la misma manera, el tiempo de resolución de casos también indica si, aunque se logre resolver los incidentes, esto está sucediendo dentro de un plazo aceptable o si es algo que necesita mejorarse para mitigar los efectos negativos.
4 – Reputación y evaluación externa
Por último, un indicador de compliance que tiene un carácter más cualitativo. Es cada vez más común evaluar la percepción que el público externo tiene de la empresa en relación a su compromiso con el compliance y la ética.
Para medir esto, puedes realizar encuestas de reputación y recoger feedback de clientes y proveedores, por ejemplo.
El objetivo es entender si tu compañía es vista como una marca que se preocupa por el compliance y de qué manera esto puede ser externalizado de manera más eficiente.
¿Cuál es la diferencia entre compliance y auditoría interna?
Como ya has visto, compliance abarca todas las directrices, actividades, indicadores de resultados y normas que buscan garantizar la conformidad, que puede ser de acuerdo con normas internas, normas externas (como ISO 27001) o ambas.
La auditoría, aunque generalmente actúa en conjunto con el compliance, es un poco diferente. No es responsable de crear directrices y normas, sino de evaluar la calidad y efectividad de ellas.
Es decir: primero una empresa crea su política de compliance, luego se realizan auditorías (que pueden ser internas o realizadas por organismos externos) que analizan y evalúan esta política y sus desdoblamientos.
El objetivo principal es descubrir si todas las actividades, documentaciones, productos y demás procesos de una compañía están de acuerdo con las leyes y directrices aplicables al negocio.
3 beneficios de realizar una auditoría
La unión entre auditoría y compliance tiene la capacidad no solo de evitar problemas, sino también de potenciar las buenas prácticas de una empresa.
Los beneficios de esta práctica varían según las definiciones establecidas en el sistema de compliance de cada corporación, así como las actividades realizadas y las normas que deben seguirse.
Vale la pena destacar también que cuanto más detallada y específica sea tu política de compliance y las auditorías realizadas en ella, mayor será el impacto positivo de todo esto en tu empresa.
A continuación, conoce tres de los principales motivos para realizar una auditoría de compliance en tu compañía.
1 – Identificar riesgos, fallos y oportunidades de mejora
Este es probablemente el principal motivo que lleva a una empresa a tener auditoría y compliance actuando en conjunto.
Al analizar las prácticas y normas establecidas, es posible identificar errores, prever fallos e incluso mejorar lo que ya se está haciendo bien.
Por lo tanto, es fundamental contar con mecanismos que analicen y evalúen los controles internos, procesos operacionales y sistemas de gestión utilizados para el compliance dentro de tu empresa.
Así, es posible entender cuán eficientes y seguros son, así como la tasa de adhesión que tienen entre los colaboradores y cuán a prueba de errores es todo esto.
2 – Garantizar la conformidad
A raíz del beneficio anterior, viene la garantía (o al menos el refuerzo) de la conformidad.
A través de una auditoría interna o externa, verificas si tu empresa está en conformidad con las leyes, regulaciones y normas aplicables a ella y, así, evitas sanciones legales.
Este cuidado también fortalece la buena reputación de tu empresa. Fortalecer la integridad, la transparencia y la conformidad aumenta la confianza de los colaboradores, clientes, proveedores y demás stakeholders en tu marca.
3 – Impulsar la eficiencia de la operación
Al evitar errores, corregir fallos y seguir las normas legales necesarias, hay un resultado que puede parecer simple, pero que al final del día marca la diferencia: tener una operación eficiente y ágil.
Con la auditoría analizando las acciones realizadas y herramientas utilizadas, tu empresa puede reducir costos, aumentar la productividad y optimizar los recursos (ya sean de tiempo o dinero).
Además, los informes y la información que resultan de la auditoría impulsan la buena gobernanza corporativa, traen más transparencia, generan responsabilidad y conformidad dentro de la organización y ayudan a la toma de decisiones más estratégicas y acertadas.
¿Cuáles son los tipos de auditoría?
Una auditoría puede clasificarse según la institución que la realiza.
Puede ser interna, cuando la realiza la propia empresa, o externa, cuando la realiza otra compañía especializada en ello.
Una auditoría interna se centra en evaluar la conformidad con las políticas y los reglamentos definidos por la propia empresa.
El tipo externo puede ofrecer una evaluación referente a normativas y directrices de organismos reguladores específicos, como, por ejemplo, una auditoría ISO.
Además de estas dos formas, es posible clasificar una auditoría según el área/equipo a auditar.
En este sentido, como puedes imaginar, hay una gran variedad de auditorías. Algunas de las más comunes son:
- Auditoría de calidad: evalúa los procesos operacionales relacionados con el control y la gestión. El objetivo es garantizar que todo producto/servicio producido por la empresa siga los estándares de calidad establecidos.
- Auditoría de gestión: se enfoca en la revisión de las prácticas de gestión, como políticas, estrategias y procedimientos. Este tipo de auditoría evalúa si todo está alineado con los objetivos estratégicos de la empresa y aplicado con eficiencia.
- Auditoría contable: es la auditoría que revisa y fiscaliza registros y procedimientos del patrimonio financiero de la empresa. De esta manera, garantiza la confiabilidad e integridad de los movimientos y registros financieros.
- Auditoría de sistemas: centrada en seguridad cibernética, esta auditoría evalúa la integridad y confidencialidad de la estructura de TI, de los sistemas y del software utilizado por la empresa.
La mejor solución para realizar auditoría y compliance con eficiencia y facilidad
Ahora ya sabes todo sobre auditoría y compliance, pero quizás tengas una duda importante: ¿cómo hacer todo esto de una manera más simple y ágil sin perder seguridad?
La buena noticia es que la tecnología puede ser tu gran aliada en esta tarea. Con un sistema de gestión de la calidad, puedes automatizar una serie de tareas, digitalizar procesos y actualizar fácilmente tus políticas, directrices y controles.
Con la solución de Software Expert, por ejemplo, puedes:
- Administrar documentos;
- Gestionar los cambios y el impacto de las normas y regulaciones;
- Designar requisitos regulatorios y procesos de negocio y áreas de cumplimiento con sus respectivas normas;
- Conectar auditorías, riesgos, controles, procesos, documentos y otros componentes de la plataforma.
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