Buscando formas más eficientes de realizar las actividades, muchas organizaciones se apoyan en la práctica de automatizar procesos para estimular el desempeño de los negocios y garantizar el alcance de resultados mejores.

A través de los procesos automatizados, las actividades hasta entonces ejecutadas de forma manual pasan a ser ejecutadas de forma electrónica.  Así los colaboradores pueden dedicar más tiempo a tareas estratégicas y de mayor valor agregado.

De modo general, eso se traduce en costos menores y en un mejor aprovechamiento del tiempo, resultando en mayor eficiencia y productividad.

A pesar de los beneficios, automatizar procesos requiere cuidados

Automatizar procesos puede traer muchos aumentos para la empresa. Sin embargo, no siempre eso es viable y soluciona todos los problemas.

Esta práctica requiere planificación, definición de objetivos y prioridades. Negligenciar estas etapas y caer en la tentación de simplemente salir automatizando procesos, puede llevar a algunas frustraciones.

Los procesos extremadamente simples o con baja frecuencia de ejecución, muchas veces no son buenos candidatos para automación. A pesar de la posibilidad de la conquista de mejoras, el esfuerzo que precisa ser aplicado para automatizar procesos con esas características, puede no valer la pena. Generalmente es difícil demostrar a los gestores el alcance de resultados significativos y eso puede acabar haciendo inviables otros proyectos semejantes en el futuro.

También existen situaciones en que los costos para automación exceden los beneficios. Es preciso evaluar bien los procesos, pues en esos casos, si el retorno sobre la inversión es muy bajo, la automación se vuelve inviable.

En algunos casos, la automación crea barreras para los clientes. En lugar de facilitar, acaba dejando al cliente decepcionado, haciendo con que su experiencia sea muy negativa. En esos casos, también es necesario ponderar hasta qué punto es interesante automatizar un proceso.

Al final, ¿qué tipo de proceso puede ser automatizado?

Ahora que usted ya conoce aspectos que señalizan cuándo la automación es inviable, conozca también algunas características de procesos que son buenos candidatos para las iniciativas de automación.

Procesos repetitivos

Comience con procesos más “cortos”, con actividades repetitivas, pero que precisan ser confiables. Por más que la automatización eleve la robustez de procesos complejos, comenzar la transición por los procesos más simples facilita mucho. Los eventuales desvíos pueden ser contornados más rápidamente sin causarle trastornos a toda la empresa. Los resultados también pueden ser comprobados en poco tiempo. Teniendo un caso de éxito, es más fácil viabilizar junto a los gestores la aprobación de otras iniciativas semejantes.

Procesos con gran incidencia de errores

Los flujos de trabajo normalmente permean varias áreas e involucran a diversas personas hasta la producción de un resultado final. Este escenario, aliado a mecanismos de control manuales, puede ser una gran fuente de atrasos, errores y de retrabajo, generando costos innecesarios para la empresa. La automación puede prevenir estas situaciones, dando más calidad al proceso.

Procesos que por naturaleza son lentos

Existen algunos procesos que tropiezan en cuestiones legales. Para avanzar, dependen de acciones externas que escapan al control de la empresa. La automatización evita que las informaciones se pierdan y hagan que el proceso sea aún más lento.

Procesos dispersados

Algunos procesos de negocio están “esparcidos”. Desde el inicio hasta la finalización, las informaciones tramitan entre planillas y diversos sistemas diferentes. Estas características dificultan el acompañamiento, el control de plazos y de responsabilidades. Muchas veces es posible dar agilidad a procesos con estas características, centralizando todo en un único workflow.

Procesos con workflow rígido en el ERP

Y finalmente, existen procesos que hasta están implementados en el ERP, pero a través de un workflow muy rígido. Generalmente abarcan solicitudes, que de acuerdo con las características, precisan ser encaminadas para diferentes niveles de aprobación. Es común que los ERPs ofrezcan poca flexibilidad para definición de esos niveles, haciendo con que automatizar a través de un BPMS, traiga aumentos.

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Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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