Controles internos: cómo garantizar su eficacia

Seguro que has oído el dicho “Los grandes riesgos traen grandes recompensas”, pero en el mundo corporativo ese escenario puede ser exactamente lo contrario, ¿no es verdad?

Para evitar que los factores internos y externos puedan crear amenazas para el cumplimiento de los objetivos de la organización, es fundamental la gestión de riesgos aliada a los controles internos.

A continuación, entiende mejor qué son los controles internos y cómo definirlos y probarlos eficazmente para impulsar los resultados de tu organización.

¿Qué son los controles internos?

Los controles internos son acciones, procedimientos o mecanismos que, si se implementan, pueden actuar sobre un riesgo, alterando su probabilidad o impacto.

Existen dos tipos de controles:

Preventivos: tienen el objetivo de impedir un resultado no deseado antes de que se produzca.

Detectivos: detectan errores o irregularidades que pueden haberse producido o que se están produciendo en ese momento.

¿Por qué son tan importantes los controles internos?

La principal ventaja de los controles internos es la protección que ofrecen contra los riesgos o los imprevistos. Además, la correcta definición y ejecución de los controles también permite:

  • aumentar la seguridad de la organización;
  • mejorar la eficacia de las operaciones;
  • disminuir los costos;
  • reducir los errores o los esfuerzos innecesarios;
  • garantizar el cumplimiento de las leyes y los reglamentos normativos.

Además, demostrar los esfuerzos de gestión de riesgos aumenta la confianza de los clientes y las partes interesadas, permitiendo que tu organización tenga ventajas sobre los competidores menos preparados.

Definiendo controles

Los controles son como una garantía de que los riesgos están en niveles suficientemente aceptables como para no representar un peligro a los objetivos de la organización.

Vale la pena recordar que cada organización está sujeta a diferentes riesgos, además de verse afectada de forma diferente por cada uno de ellos en función de su segmento.

Por lo tanto, para que los controles se establezcan de forma eficaz, asegúrate de que:

  • los objetivos organizativos se hayan definido claramente;
  • y que los riesgos potenciales hayan sido identificados y evaluados.

Una vez conocido el riesgo, estamos en condiciones de determinar sus principales causas y cuál es el efecto (la magnitud) de ese riesgo para la organización. Posteriormente, es posible establecer e implementar los controles necesarios para mitigar las causas de los riesgos trazados.

Comprobando controles

Y ahora que has implantado los controles de riesgo, ¿cómo probar o validar que son eficaces?

La prueba de control busca, básicamente, confirmar si los controles fueron efectivos para mitigar los factores de riesgo, es decir, si fue posible transformar el riesgo bruto en un riesgo residual alineado con el apetito al riesgo de la organización.

Vale la pena recordar:

Apetito al riesgo: es el nivel de riesgo aceptable que la organización está dispuesta a asumir para lograr sus objetivos.

Prioriza las pruebas de control

Para una organización con cientos o incluso miles de controles internos, probarlos todos sería inviable, ¿verdad?

Por lo tanto, es importante analizar cada control y determinar su efecto en la organización. Con ello se determina la naturaleza y la frecuencia de las pruebas que deben realizarse.

Dependiendo de los reglamentos o normas de cumplimiento que sean aplicables a la organización (como SOX, GDPR, HIPAA o PCI), el proceso de prueba y los controles que son esenciales para probar primero siguen estas directrices.

Tipos de prueba

Prueba de eficacia (de diseño)

Con un alcance más limitado, este tipo de prueba tiene como objetivo determinar si el control está efectivamente diseñado para mitigar el factor de riesgo.

Utilizado principalmente por la primera línea de defensa: el propietario del control o los empleados que trabajan en esa área en el día a día evalúan la eficacia del control.

Prueba de eficacia

Con un alcance más amplio, este tipo de prueba tiene como objetivo comprobar en un determinado periodo de tiempo si el control se está ejecutando dentro de los requisitos en los que fue planificado/diseñado.

Utilizado sobre todo por la segunda línea de defensa: los auditores internos.

Conclusión

Podemos decir que un control es eficaz cuando consigue reducir o gestionar el riesgo que pretende modificar, es decir, cuando:

  • está diseñado correctamente para hacer frente al riesgo previsto;
  • aborda la mayor parte/todo el riesgo;
  • funciona como se esperaba (confiable);
  • opera en el momento oportuno y con la suficiente rapidez.

Supervisar y reevaluar los controles internos con la frecuencia adecuada te ayudará a planificar y priorizar las acciones de gestión de riesgos y
a tomar mejores decisiones.

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    Bruna Borsalli

    Autor

    Bruna Borsalli

    Bruna Borsalli es Analista de Negocios en SoftExpert. Especialista en Gestión de la Calidad y Licenciada en Ingeniería Química por UNIVILLE, tiene experiencia en el área de SSMA (Salud, Seguridad y Medioambiente), certificación de Auditora Interna de Sistema de Gestión Integrado (SGI) - ISO 9001 | 14001 | 45001 y Six Sigma Yellow Belt.

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