A pesar de que la gestión de riesgos es algo tan importante y presente en el día a día de las empresas de los más diversos ámbitos de actividad, sigue siendo un reto constante. Para hacer frente a esto, puede confiar en un plan de riesgos, que ayuda a mapear y mitigar estos sucesos.
Sigue leyendo y conoce más sobre qué son los riesgos, por qué tu empresa necesita prestarles atención y, sobre todo, descubre 12 consejos para crear un plan de riesgos infalible.
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¿Qué es el riesgo?
El riesgo es el efecto (positivo o negativo) de un evento o una serie de eventos que se manifiesta en uno o varios lugares. Se calcula en función de la probabilidad de que este evento se manifieste y el impacto que podría causar.
Se deben identificar algunos elementos para analizar los riesgos, entre ellos:
- Evento: ¿Qué podría pasar?
- Probabilidad: ¿Con qué frecuencia podría suceder?
- Impacto: ¿Qué tan malo será si sucede?
- Mitigación: ¿Cómo se puede reducir la probabilidad?
- Contingencia: ¿Cómo podría reducir el impacto de este evento?
Dentro de los diferentes mercados y áreas de actividad, un riesgo puede ser muy diferente. Por ejemplo, en las inversiones financieras, un riesgo puede referirse a la posibilidad de perder dinero; En el área de la salud, puede estar relacionado con la posibilidad de desarrollar una enfermedad y la gravedad de la misma.
Independientemente del tipo de riesgo que presente una actividad, es fundamental prestar atención a las buenas prácticas que tienen como objetivo mitigar estos sucesos. La gestión de riesgos implica identificar, evaluar y tomar medidas para minimizar o controlar cualquier riesgo, y pronto sabrá cómo hacerlo.
¿Qué es un plan de gestión de riesgos?
Un plan de gestión de riesgos (o simplemente un plan de riesgos) es un documento que describe cómo se identificarán, evaluarán, gestionarán y supervisarán estos sucesos. Este documento puede referirse a un proyecto específico, un período específico o incluso una actividad o sector específico.
El plan de riesgos es esencial para garantizar que los posibles problemas se aborden de forma sistemática y proactiva. De esta manera, se pueden minimizar los impactos negativos y, además, encontrar y aprovechar oportunidades de mejora continua.
En general, un buen plan de riesgos tiene los siguientes componentes principales:
Identificación de riesgos
Tener un método para identificar y enumerar todos los riesgos potenciales que podrían afectar el proyecto o la actividad. Puede ser un documento, una hoja de cálculo o un software. Lo importante es tener un criterio bien definido y un control constante de todo esto.
Análisis del riesgo
Evaluar la probabilidad de ocurrencia y el impacto de cada riesgo identificado en el paso anterior. Este análisis puede ser cualitativo (que contiene descripción y categorización) y/o cuantitativo (que tiene las medidas numéricas y probabilísticas de cada situación).
Plan de Respuesta al Riesgo
Incluir estrategias y acciones específicas que tengan como objetivo mitigar o abordar los riesgos identificados y analizados con anticipación. En general, las acciones suelen clasificarse en cuatro categorías:
- Evitar : debe cambiar el plan de riesgo para eliminar el riesgo o la condición que lo causa.
- Reducir : en este caso, implementa acciones para reducir la probabilidad de que ocurra el riesgo y/o el impacto que puede tener en la operación.
- Transferencia : este tipo de medida tiene como objetivo transferir el riesgo a otra parte (a través de seguros o contratos, por ejemplo).
- Aceptar : en este caso, el plan de respuesta reconoce los posibles riesgos y prepara a la empresa para gestionarlos, en caso de que se produzcan.
Seguimiento y revisión
Es el proceso continuo de seguimiento de los riesgos y de evaluación de la eficacia de las estrategias para responder a ellos. En este paso, también incluya la actualización del plan de riesgos según sea necesario y la revisión de los riesgos a lo largo del tiempo.
Documentación y Comunicación
Por último, recuerde registrar toda la información relacionada con los riesgos y sus estrategias de gestión. Además, contar con métodos fáciles y ágiles de comunicación entre todas las partes que se ocupen de este tema, para que el control sea ágil, fácil y escalable.
¿Por qué tener un plan de riesgos?
Tener un plan de gestión de riesgos es crucial si quieres que tu empresa esté preparada para imprevistos. Además, el plan ayuda a mitigar sus riesgos.
Con esta documentación, una corporación puede fortalecer el éxito y la sostenibilidad de un proyecto, empresa o actividad, siempre y cuando se haga correctamente.
Conoce a continuación algunos de los principales beneficios que puede tener tu empresa al contar con un plan de riesgos.
- Anticipación y preparación: Un plan de riesgos ayuda a identificar y anticipar problemas potenciales incluso antes de que surjan. De esta manera, tiene tiempo para preparar respuestas y estrategias, lo que a su vez minimiza el impacto negativo de los riesgos.
- Reducción de incertidumbres: Este beneficio conecta con el anterior. Al identificar y analizar los riesgos de una empresa, el plan de gestión reduce la incertidumbre y genera más confianza a la hora de tomar una decisión más informada. Esto es especialmente cierto para las empresas que operan en mercados dinámicos y complejos.
- Protección de recursos: Este cuidado ayuda a optimizar el consumo de recursos valiosos, como tiempo, dinero e incluso talento. Esto se debe a que, al mitigar los riesgos, también se reduce la probabilidad de desperdiciar estos recursos, evitando así pérdidas.
- Aumento de la confianza: Un plan de riesgo aumenta la confianza de las partes interesadas, los inversores y los miembros del equipo. Demuestra que su empresa está preparada para hacer frente a los desafíos y minimizar los impactos negativos.
- Cumplimiento: En muchas industrias y para muchas organizaciones, la gestión de riesgos es un requisito regulatorio o regulatorio. Contar con un plan de gestión de riesgos ayuda a garantizar el cumplimiento de estos requisitos.
- Respuesta rápida y eficaz: Un plan bien elaborado describe acciones claras para abordar los riesgos cuando surgen. Así, siempre tendrás una respuesta rápida, coordinada y cualificada para minimizar el impacto de las ocurrencias.
- Identificación de oportunidades: La gestión de riesgos no se limita a evitar problemas. Gracias a ella, también se pueden identificar oportunidades de mejora y mejora. Al analizar los riesgos, su empresa puede identificar áreas de crecimiento u oportunidades de expansión para explorar.
- Mejora continua: Por último, la revisión y el seguimiento continuo de los riesgos ayuda a ajustar las estrategias, los procesos y las rutinas. De esta forma, tu empresa puede promover la mejora continua y la adaptación a las nuevas circunstancias sin grandes fricciones dentro de los equipos.
Cómo preparar un plan de riesgos: 12 consejos para que todo sea más fácil
Ahora que ya conoces los principales conceptos detrás de la gestión de riesgos, vamos a los 12 pasos que te ayudarán a preparar un plan de riesgos. Siguiendo los siguientes consejos, podrás enfrentar cualquier adversidad en tu organización de manera eficiente.
1. Defina su alcance
Como hemos visto, los riesgos están presentes en muchas áreas de una organización. Por lo tanto, debe definir el alcance de su plan de riesgos. ¿Evaluarás los riesgos de un proyecto? ¿De un proceso? ¿De una lista de activos? ¿O tu planificación estratégica? Especifice los parámetros de su gestión de riesgos teniendo en cuenta preguntas como estas.
2. Recopilar información
Reúna a varias personas que tengan una relación con el proyecto y pregúnteles sobre lo que podría suceder como resultado de cada riesgo, cómo ayudar a prevenirlos y qué hacer cuando se conviertan en realidad. Tome muchas notas y también utilice datos de la historia pasada, así como puntos de referencia del mercado. Usará todo esto en los pasos siguientes.
3. Identificar los riesgos y sus consecuencias
Junto con tu equipo, haz una lista de los riesgos y asocia cada uno de ellos con sus respectivas consecuencias. Recuerda ser específico: “falta de recursos” no es tan útil como “falta la mitad de la materia prima para completar la actividad”. Si hay un valor monetario relacionado con el riesgo presente, anótelo.
4. Identificar los controles para cada riesgo
Los controles son actividades, procedimientos o mecanismos que, si se implementan, pueden cambiar la probabilidad o el impacto de un riesgo. Por lo tanto, identifique los controles que ya existen en cada riesgo, así como aquellos que aún pueden/deben implementarse.
5. Asignar una probabilidad
Para cada riesgo de tu lista, determina si la probabilidad de que se materialice es alta, media o baja. Esta es la báscula más común del mercado, pero puedes crear tu propio formulario de medición según tus necesidades.
6. Medir el impacto
Evalúe el impacto de cada riesgo, calificándolos como altos, medios o bajos. Si debe usar números, cree la lista de impactos en una escala numérica. Lo mismo se puede hacer con el análisis de probabilidades.
7. Determinar el nivel de riesgo
Por lo general, esta medición se realiza a través de una mesa, pero esta no es la forma ideal de hacerlo. Lo mejor es utilizar un software de gestión de riesgos, que permite una clasificación más compleja y precisa. Recuerda que no existe una fórmula universal para combinar probabilidad e impacto, y este cálculo puede variar entre empresas/proyectos.
8. Clasifique los riesgos de acuerdo con sus evaluaciones
A continuación, enumere todos los riesgos que ha identificado y evaluado, organizándolos de mayor a menor crítico.
9. Planificar estrategias de mitigación y contingencia
La mitigación tiene como objetivo reducir la probabilidad de que se materialice un riesgo. La contingencia, por su parte, tiene como objetivo reducir el impacto de un riesgo si se materializa. Foco en la mitigación y contingencia de riesgos con resultados altos o medios. Luego, puede centrar su atención en mitigar los riesgos más bajos.
10. Analizar la efectividad de las estrategias implementadas
Una vez que hayas planificado tus estrategias, analiza cuánto podrías reducir la probabilidad y el impacto de los riesgos al aplicarlas. Evalúe sus estrategias de mitigación y contingencia y, si es necesario, reevalúe sus riesgos si el resultado no es satisfactorio.
11. Calcule su riesgo residual
Después de que se aplicaron los planes de contingencia y mitigación, ¿mejoró la evaluación? Esto significa que ha logrado una reducción en su riesgo y que ahora se encuentra dentro de un nivel aceptable. Si no es así, revise su planificación y estrategias, y evalúe si todo se aplicó como se había planeado.
12. Monitoree sus riesgos
El último consejo para desarrollar un plan de riesgos es determinar una forma de saber cuándo ocurrirán estos riesgos. De esa manera, sabrás cuándo poner en práctica las acciones correctivas. Para ello, utiliza una serie de indicadores y alertas que mantengan esta vigilancia constante combinados con disparadores y alertas para cada uno de los riesgos mapeados (especialmente los altos y medios). De esta manera, podrás saber cuándo un riesgo se convierte en algo preocupante y actuar rápidamente para mitigarlo.
Conclusión
Ahora ya conoces la importancia de un plan de riesgos y conoces el 12 pasos que te ayudan a crear uno en tu empresa con eficiencia y agilidad.
De esa manera, no perderás ningún riesgo ocular y podrás tener la tranquilidad de que las principales amenazas para tu corporación no solo están mapeadas, sino que también tienen un plan de corrección definido en caso de que ocurran.
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