Las empresas de todo el mundo viven un desafío constante en busca de competitividad. En esta búsqueda, los procesos son uno de los activos más importantes para la innovación y para alcanzar ventaja competitiva. Pero para llegar a la excelencia, elevar los niveles de éxito y garantizar la sustentabilidad a largo plazo es preciso tener visión estratégica. Y, en ese escenario, agregar tecnología a los procesos e integrar sistemas de gestión son caminos para diferenciarse en un mercado altamente competitivo.

Al adquirir la fábrica de Taboão da Serra (SP) de la empresa suiza Novartis, União Química, una de las mayores industrias farmacéuticas de Brasil, vió la posibilidad de realizar la nivelación de su gestión de documentos, desvíos, control de cambios y otros procesos relacionados a la calidad y, con eso, responder con agilidad a las nuevas exigencias del mercado y agregar valor para el negocio.

União Química no tenía un sistema de gestión de documentos instituido. Ya la fábrica adquirida en Taboão da Serra poseía procesos maduros que podrían ser implantados en las demás unidades, pero que eran muy dispendiosos por no ser automatizados.

La compañía buscó entonces una solución para integrar sus sistemas de gestión en conjunto con su ERP. La herramienta escogida fue SoftExpert Excellence Suite (SE Suite), de SoftExpert.

Con la implementación de la solución tecnológica para la excelencia en la gestión, mejora de procesos y conformidad reglamentaria, la empresa integró su ambiente de gestión de negocios. Hoy la herramienta administra procesos y más de 3.000 documentos en la organización, con aumentos operacionales y aumento en la productividad.

De acuerdo con el responsable por la división de Gobernanza Tecnológica de União Química, Leonardo Pereira Pedrozo, la herramienta optimizó recursos y mejoró la gestión de procesos de la empresa.

“SE Suite nos ayuda a resolver necesidades vinculadas a la actual situación económica del país, resolviendo cuestiones de fuerte apelo financiero, automatizando procedimientos y aumentando la eficiencia de nuestra operación, lo que genera, además de aumentos operacionales, reducción de costos. Además, una de las mayores ventajas es el control y seguridad de los documentos, rastreabilidad y con una increíble facilidad para la búsqueda de registros y documentos, que era una demanda de todas las áreas de la empresa”, evalúa Pedrozo.

Según Pedrozo, la solución permitió hospedar a múltiples sistemas de gestión con 100% de adherencia a las necesidades específicas de áreas distintas y total flexibilidad en el modelaje de los procesos de negocio.

“SE Suite es lo que llamamos plataforma cross-areas, que permite optimizar, automatizar y fortalecer los procesos de negocio de diferentes sectores y de forma integrada. O sea, todas las aprobaciones electrónicas, indexación y rastreabilidad de los documentos son realizadas a través de la herramienta”, afirma Pedrozo.

Hoy, la herramienta ya atiende a áreas como Desarrollo Humano Organizacional y Garantía de Calidad en diversas unidades de União Química. En Desarrollo Humano la compañía personalizó su flujo procesual por completo, utilizando SE Process, un módulo de SE Suite para el modelaje y análisis de procesos de negocio, y SE Workflow, un módulo para la Automación de Procesos de Negocio. Con eso fue posible controlar las actividades de entrenamiento de personal, las solicitudes de desvinculación y el aumento de cuadro funcional. Hoy, todos los procesos operacionales de Recursos Humanos están usando workflows vía SE Suite.

Según la coordinadora de Sistemas de Calidad de União Química y key user de la solución, Roberta da Silva Rodrigues, fueron muchas las mejoras obtenidas con la implementación de la herramienta.

“El sistema nos soporta en toda la cadena de flujo de registros de los procesos de Desvíos, Control de Cambios, Investigación de Resultados Fuera de Especificación (OOS), Reclamos de Mercado, y Eventos de Calidad, así como en el acompañamiento de las acciones correctivas y preventivas relacionadas”, destaca Roberta.

Además de los módulos de gestión de documentos, recientemente fue implementado el módulo de Analytics, así como los módulos de Gestión de Entrenamiento, Auditoría y Workflow del DHO. El plan es implantar estos procesos en todas las unidades de União Química a lo largo de este año.

Actualmente las principales áreas servidas por la solución de SoftExpert son la Calidad (y sus subáreas), Recursos Humanos, Gestión de Entrenamientos, TI y Auditoría. Están previstas expansiones de uso del sistema también para el departamento jurídico, atendiendo las necesidades específicas del sector con workflows modelados para la gestión de contratos, con las aprobaciones en los momentos correctos y acompañamiento de indicadores.

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Rodrigo Brum

Autor

Rodrigo Brum

Gestor de comunicación en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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