A Transformação Digital torna as empresas mais eficientes e no setor de educação não é diferente. Nos últimos anos, o Ministério da Educação publicou uma série de decretos e novas portarias do MEC, com requisitos que precisam ser cumpridos pelas Instituições de Ensino Superior – IES e que visam promover a padronização da gestão de documentos, aprimorar a disponibilidade, a rastreabilidade e integridade do acervo acadêmico.
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Neste artigo você vai entender o que significam essas novas regras e qual o impacto efetivo do Decreto 9.235 nas instituições de ensino.
Você irá entender:
- O que é o Decreto do MEC 9235
- Prazos – Decreto do MEC 9235
- Novas portarias
- Portaria 315/18 – Gestão de Documentos
- Portaria 554/19 – Diploma Digital
- Solução para Gestão de Documentos
- Funcionalidades importantes do GED/ECM
O que é o Decreto do MEC 9235?
O Decreto 9.235, publicado em 15/12/2017, exige que as instituições de ensino superiores relacionadas ao MEC direcionem seu acervo acadêmico para o meio digital.
O acervo acadêmico é todo o conjunto de informações produzidas e recebidas por estas instituições, com informações dos estudantes e que comprovam seus registros de estudos.
Qual o prazo que as IES têm para atender ao Decreto do MEC 9235 ?
O MEC publicou recentemente algumas exigências sobre acervo acadêmico, que devem ser atendidos no prazo de 2 anos estipulado a partir de abril de 2018.
Esta adequação deverá ocorrer até abril de 2020 para Cursos de graduação e de pós-graduação lato sensu, tanto presencial quanto ensino à distância.
A supervisão será realizada por meio de ações preventivas ou corretivas dos cursos de graduação e pós-graduação Instituição de Ensino Superior.
Novas portarias MEC: 315/18 – Gestão de Documentos
A Portaria 315/18 tem o objetivo de garantir que todas as informações sobre os alunos sejam gerenciadas e estocadas digitalmente. Determinando os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação referente as modalidades presencial e a distância.
Os documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior, precisam comprovar à vida acadêmica dos estudantes.
As instituições deverão criar comitês para elaborar, implementar e acompanhar políticas de segurança relativas aos registros acadêmico.
Informações relacionadas aos alunos que devem estar disponíveis online:
Novas portarias do MEC: 554/19 – Emissão de Diploma Digital?
A Portaria 554/19 (complementar a Portaria 330/18) publicada no dia 12 de março de 2019 regulamenta a emissão do Diploma Digital.
Estas portarias do MEC também obriga a utilização do certificado digital ICP-Brasil, que garante a autenticidade, rastreabilidade e validade jurídica.
Dessa forma, ficou regulamentada a emissão e assinatura de diplomas digitais em todo o território nacional, assim como os registros dos estudantes e o histórico escolar.
O diploma digital deve ser emitido e controlado em uma solução tecnológica que garanta:
- Validação a qualquer tempo
- Interoperabilidade entre sistemas
- Atualização tecnológica da segurança
- Possibilidade de múltiplas assinaturas em um mesmo documento
Importante: As instituições de ensino superior terão 24 meses para implementar o diploma digital após publicação destas novas portarias do MEC.
Solução para Gestão de Documentos
As instituições de ensino superior deverão possuir um sistema especializado para o gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM).
Assim como uma ferramenta que capture documentos físicos e converta-os para o formato digital com todos os detalhes dos documentos originais, garantindo a integridade e rastreabilidade das informações.
Funcionalidades importantes do GED/ECM
- Gerenciamento dos registros do acervo acadêmico digital
- Preservação e integridade dos detalhamentos do registros acadêmicos
- Rastreabilidade, segurança e recuperação de informações acadêmicas
- Controle das atividades envolvendo a gestão do documentos eletrônicos
- Controle sobre acesso, reprodução e compartilhamento das informações acadêmicas
- Utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil
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