A Transformação Digital torna as empresas mais eficientes e no setor de educação não é diferente. Nos últimos anos, o Ministério da Educação publicou uma série de decretos e novas portarias do MEC, com requisitos que precisam ser cumpridos pelas Instituições de Ensino Superior – IES e que visam promover a padronização da gestão de documentos, aprimorar a disponibilidade, a rastreabilidade e integridade do acervo acadêmico.

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Neste artigo você vai entender o que significam essas novas regras e qual o impacto efetivo do Decreto 9.235 nas instituições de ensino.

Você irá entender:

  • O que é o Decreto do MEC 9235
  • Prazos – Decreto do MEC 9235
  • Novas portarias
    • Portaria 315/18 – Gestão de Documentos
    • Portaria 554/19 – Diploma Digital
  • Solução para Gestão de Documentos
  • Funcionalidades importantes do GED/ECM

O que é o Decreto do MEC 9235?

O Decreto 9.235, publicado em 15/12/2017, exige que as instituições de ensino superiores relacionadas ao MEC direcionem seu acervo acadêmico para o meio digital.

O acervo acadêmico é todo o conjunto de informações produzidas e recebidas por estas instituições, com informações dos estudantes e que comprovam seus registros de estudos.

Novas portarias do MEC faculdades

Qual o prazo que as IES têm para atender ao Decreto do MEC 9235 ?

O MEC publicou recentemente algumas exigências sobre acervo acadêmico, que devem ser atendidos no prazo de 2 anos estipulado a partir de abril de 2018.

Esta adequação deverá ocorrer até abril de 2020 para Cursos de graduação e de pós-graduação lato sensu, tanto presencial quanto ensino à distância.

A supervisão será realizada por meio de ações preventivas ou corretivas dos cursos de graduação e pós-graduação Instituição de Ensino Superior.

Novas portarias MEC: 315/18 – Gestão de Documentos

A Portaria 315/18 tem o objetivo de garantir que todas as informações sobre os alunos sejam gerenciadas e estocadas digitalmente. Determinando os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação referente as modalidades presencial e a distância.

Os documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas de educação superior, precisam comprovar à vida acadêmica dos estudantes.

As instituições deverão criar comitês para elaborar, implementar e acompanhar políticas de segurança relativas aos registros acadêmico.

Informações relacionadas aos alunos que devem estar disponíveis online:

tabela portarias do MEC

Novas portarias do MEC: 554/19 – Emissão de Diploma Digital?

A Portaria 554/19 (complementar a Portaria 330/18) publicada no dia 12 de março de 2019 regulamenta a emissão do Diploma Digital.

Estas portarias do MEC também obriga a utilização do certificado digital ICP-Brasil,  que garante a autenticidade, rastreabilidade e validade jurídica.

Dessa forma, ficou regulamentada a emissão e assinatura de diplomas digitais em todo o território nacional, assim como os registros dos estudantes e o histórico escolar.

O diploma digital deve ser emitido e controlado em uma solução tecnológica  que garanta:

  • Validação a qualquer tempo
  • Interoperabilidade entre sistemas
  • Atualização tecnológica da segurança
  • Possibilidade de múltiplas assinaturas em um mesmo documento

Importante: As instituições de ensino superior terão 24 meses para implementar o diploma digital após publicação destas novas portarias do MEC.

Solução para Gestão de Documentos

As instituições de ensino superior deverão possuir um sistema especializado para o gerenciamento de documentos eletrônicos (GED/ECM).

Assim como uma ferramenta que capture documentos físicos e converta-os para o formato digital com todos os detalhes dos documentos originais, garantindo a integridade e rastreabilidade das informações.

Funcionalidades importantes do GED/ECM

  • Gerenciamento dos registros do acervo acadêmico digital
  • Preservação e integridade dos detalhamentos do registros acadêmicos
  • Rastreabilidade, segurança e recuperação de informações acadêmicas
  • Controle das atividades envolvendo a gestão do documentos eletrônicos
  • Controle sobre acesso, reprodução e compartilhamento das informações acadêmicas
  • Utilizar certificação digital padrão ICP-Brasil

Agora que você já conhece as novas portarias MEC e os s decretos para Instituições de Ensino Superior,  conheça também o SoftExpert ECM (Enterprise Content Management), a solução mais completa e inovadora para melhoria e automação de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão de conteúdo acadêmico.

O SoftExpert ECM é uma plataforma robusta, 100% web, que disponibiliza todos os principais recursos de gestão de conteúdo necessários para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos relacionados aos processos da instituição. É a solução perfeita para centralizar conteúdo e atender ao Decreto MEC n.º 9235, Portaria 315/18 e Portaria 554/19.

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Raphael Gonçalves Arias

Autor

Raphael Gonçalves Arias

Analista de Marketing de Produto da SoftExpert, Raphael Arias tem mais de 8 anos de experiência na indústria de TI. Atuou com consultoria e implantação de soluções SaaS em empresas do setor de logística e gerenciamento de riscos. É graduado em Sistemas de Informação e possui MBA em Marketing.

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