A Unipago SA, empresa de processamento da base de dados do Sistema Dominicano de Segurança Social (SDSS) agilizou operações e reduziu custos automatizando o gerenciamento de seus processos com o SoftExpert Excellence Suite.

Criada em 2002, a empresa de processamento da base de dados do Sistema Dominicano de Segurança Social (SDSS), localizada em Santo Domingo, capital da República Dominicana, conta com 125 usuários da solução.

Segundo Carmen Quiñones, líder de Qualidade e Processos da Unipago, anteriormente os processos de incidentes, riscos e auditorias eram gerenciados de forma independente e em ferramentas segregadas. “Isso fazia com que a informação necessária em um sistema precisasse ser levada manualmente para as outras ferramentas, o que era muito dispendioso e pouco produtivo. Além disso, haviam vários processos que eram executados manualmente. Então, passamos a buscar uma forma de gerenciar nossos processos organizacionais de forma integrada. Vimos na ferramenta da SoftExpert a potencial solução para esses desafios”, explica Carmen.

Desde o segundo semestre de 2017, as áreas que automatizaram ou documentaram seus processos são: Recursos Humanos, Compras, Auditoria, Riscos e Qualidade de Processos, mas o SoftExpert Excellence Suite (SE Suite) já está implantado e disponível para todos os departamentos da empresa.

O SE Suite permitiu à Unipago automatizar e parametrizar os processos operacionais da empresa de acordo com suas necessidades, além de integrar o gerenciamento de incidentes, riscos, ativos, auditoria, processos, documentação e outros.

“A solução nos proporcionou agilidade organizacional e melhorou o controle de registros e documentos. Notamos uma nítida economia de tempo e de recursos. O consumo de papel praticamente inexiste para os processos relacionados, bem como a necessidade de espaço físico para armazenamento dos documentos impressos”, avalia Quiñones.

A gestora cita como exemplo os benefícios alcançados com a automação dos processos de solicitação de férias e de compras. “Com o SE Suite temos uma visão mais apurada da posição das demandas de férias ou ausências dos funcionários. Reduzimos de dez para quatro horas o tempo investido pela área de Recursos Humanos nesse processo. Já na solicitação de compras, a ferramenta reduziu o tempo dedicado às reuniões presenciais do Comitê e facilitou a gerenciamento e a rastreabilidade de evidências antes de uma auditoria”, completa Quiñones.

Agora, a companhia planeja a aquisição do SE Training, módulo do SE Suite que proporciona o planejamento, execução, gerenciamento e avaliação da eficácia de treinamentos, com uma plataforma de EAD (Ensino a Distância) integrada.

Rodrigo Brum

Autor

Rodrigo Brum

Gestor de comunicação na SoftExpert, fornecedora de software para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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