Buscando formas mais eficientes de realizar atividades, muitas organizações se apoiam na prática de automatizar processos para alavancar o desempenho dos negócios e garantir o alcance de resultados melhores.

Por meio de processos automatizados, atividades até então executadas de forma manual passam a ser realizadas de forma eletrônica e assim os colaboradores podem dedicar mais tempo às tarefas estratégicas e de maior valor agregado.

De modo geral, isso se traduz em custos menores e um melhor aproveitamento do tempo, resultado em maior eficiência e produtividade.

Apesar dos benefícios, automatizar processos requer cuidados

Automatizar processos pode trazer muitos ganhos para a empresa. No entanto, nem sempre isso é viável e soluciona todos os problemas.

Esta prática requer planejamento, definição de objetivos e prioridades. Negligenciar estas etapas e cair na tentação de simplesmente sair automatizando tudo pode levar a outros problemas.

Processos extremamente simples ou com baixa frequência de execução, muitas vezes, não são bons candidatos para automação. Apesar da possibilidade de obter melhorias, o esforço que precisa ser aplicado nesses casos pode não valer a pena. Geralmente é difícil demonstrar aos gestores o alcance de resultados significativos e isso pode acabar inviabilizando outros projetos semelhantes no futuro.

Também existem situações em que os custos para automação excedem os benefícios. É preciso avaliar bem os processos pois, nesses casos, se o retorno sobre o investimento é muito baixo, a automação se torna inviável.

Em alguns casos, a automação cria barreiras para os clientes. Ao invés de facilitar, ela acaba deixando o cliente desapontando, fazendo com que sua experiência seja muito negativa. Nesses casos, também é necessário ponderar até que ponto é interessante automatizar um processo.

Afinal, que tipo de processo pode ser automatizado?

Agora que você já conhece os aspectos que sinalizam quando a automação é inviável, conheça também algumas características de processos que representam boas alternativas para as iniciativas de automação.

1 Processos repetitivos

Comece com processos mais “curtos”, com atividades repetitivas, mas que precisam ser confiáveis. Por mais que a automatização eleve a robustez de processos complexos, começar a transição pelos processos mais simples facilita muito. Eventuais desvios podem ser contornados mais rapidamente sem causar transtornos na empresa toda. Os resultados também podem ser comprovados em pouco tempo. Tendo um caso de sucesso é mais fácil viabilizar junto aos gestores a aprovação de outras iniciativas semelhantes.

2 Processos com grande incidência de erros

Os fluxos de trabalho normalmente permeiam várias áreas e envolvem diversas pessoas até a produção de um resultado final. Este cenário, aliado aos mecanismos de controles manuais, pode ser uma grande fonte de atrasos, erros e de retrabalho, gerando custos desnecessários para a empresa. A automação pode prevenir estas situações, dando mais qualidade ao processo.

3 Processos que por natureza são lentos

Existem alguns processos que esbarram em questões legais. Para avançar, dependem de ações externas que fogem ao controle da empresa. A automatização evita que as informações se percam e tornem o processo ainda mais lento.

4 Processos dispersos

Alguns processos de negócio estão “espalhados”. Desde o início até a finalização, as informações tramitam entre planilhas e diversos sistemas diferentes. Estas características dificultam o acompanhamento, o controle de prazos e de responsabilidades. Muitas vezes é possível dar agilidade aos processos com estas características, centralizando tudo em um único workflow.

5 Processos com workflow rígido no ERP

E, por fim, existem processos que até estão implementados no ERP, porém, por meio de um workflow muito rígido. Geralmente envolvem solicitações que, de acordo com as características, precisam ser encaminhadas para diferentes atribuições de aprovação. É comum que os ERPs ofereçam pouca flexibilidade para definição dessas competências. Nestes casos, trazer o processo para uma plataforma especialista em automação pode oferecer uma série de ganhos.

Agora que você já sabe quais processos automatizar em sua empresa, saiba mais sobre o BPM – Business Process Management, ou em português: Gestão de Processos de Negócio. O BPM pode ser definido como uma estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de um negócio, por meio da otimização contínua de processos de negócio em um ciclo fechado de modelagem, execução, medição e melhoria. As atividades de BPM abrangem a concepção e a descoberta por meio da implantação e do gerenciamento da execução de processos de negócios dentro de uma estrutura de governança apropriada.

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Vamos conhecer as principais etapas desta estratégia de maneira mais detalhada:

Etapa 1 – Modelagem do processo de negócio

Nesta etapa ocorre a modelagem do processo, ou seja, uma descrição de forma visual da sequência de atividades, seus fluxos e seus responsáveis. Normalmente, utiliza-se uma notação padrão para a elaboração deste diagrama, a mais utilizada é a BPMN (Business Process Management Notation).

Vamos ver um exemplo real:

Um processo de pedido de compra de material ou serviço, presente na maioria das organizações, é um exemplo. Depois de uma solicitação feita por qualquer funcionário, o processo passa pelo analista de compras para verificação de orçamentos anteriores ou estoques existentes e então segue para a aprovação da gerência, podendo ser desdobrado em subprocessos de autorização e de compras. Principais responsáveis, regras e sequência de atividades sendo representadas visualmente.

Temos a primeira versão de um processo de compras! Por meio de um diagrama conseguimos entender de forma mais clara o processo e também submetê-lo a questionamentos. O modelo está apropriado? Existem pontos de sobrecarga (gargalos)? Todas as áreas relevantes estão incluídas no processo?

Etapa 2 – Automação do processo

Um processo devidamente diagramado tem seu valor. Mas e agora? Para dar o próximo passo o uso da tecnologia é fundamental. O conceito sobre o que é BPM está enraizado ao suporte tecnológico. Trata-se de traduzir o processo modelado em algo que possa ser executado.

Em nosso exemplo, se um pedido de compra for maior do que R$1.000,00, o processo exige uma aprovação da gerência. Um sistema de BPM vai interpretar esta regra e direcionar a atividade para o aprovador. O responsável pela atividade recebe suas tarefas em sua caixa de entrada. Ele pode então dar sequência ou retornar/reprovar determinada tarefa sem se preocupar com as regras de negócio que estão sendo conduzidas pelo sistema.

A complexidade da automação também precisa considerar o volume de execuções. Ou seja, de instâncias de um processo, que ocorrem na maioria das vezes simultaneamente. Isso poderia ser uma dificuldade para uma gestão manual ou individualizada, mas é uma tarefa simples para um sistema de BPM.

E outro ponto importante dentro desta etapa de automação são as integrações. Sabemos que informações importantes podem estar distribuídas em outras fontes e sistemas dentro da organização. Informações que podem ser fundamentais para as regras de negócio dos processos modelados. É importante ter fácil acesso a estas informações, independente da tecnologia utilizada.

Etapa 3 – Medição e análise do processo

Depois de ter automatizado um processo com um sistema, você precisa identificar seus principais indicadores de desempenho (KPI), por exemplo:

  • Quantos pedidos de compra existem em cada etapa?
  • Qual o tempo médio para finalização da compra?
  • Qual o tempo médio para aprovação de um pedido de compra?
  • Qual é a carga de trabalho de cada pessoa? Existe alguma sobrecarga?

Medir e analisar os processos são passos fundamentais para o BPM. Desta forma, você pode saber, com certeza, o quão bem cada processo está funcionando e onde estão os problemas. Como resultado, você sabe onde usar melhor seus recursos, seu tempo e dinheiro.

Etapa 4 – Melhoria e aprimoramento

Os números nos ajudam a detectar oportunidades de melhoria. Mas eles só serão úteis se estas melhorias forem realmente implementadas. Ajustes nas cargas de trabalho, redistribuição de recursos e eliminação de atividades que não agregam valor são exemplos de melhorias que podem ser implementadas para aprimorar o desempenho de um processo.

Essas alterações precisam ser dinâmicas, mas não sem controle. O conceito de revisão é um grande aliado nesse processo. As alterações são realizadas e documentadas, e a nova revisão só passa a entrar em vigor depois de aprovadas e homologadas. Enquanto isso, os usuários podem visualizar e executar a versão vigente. Em nenhum momento o processo fica indisponível.

Resumo

Então, o que é o BPM? O BPM (Business Process Management), em português: Gestão de Processos de Negócio, é uma disciplina (metodologias + tecnologias) para automatizar e melhorar os processos de negócios que sustentam suas operações.

Vimos que simplesmente não é possível crescer fazendo a gestão de processos de negócio manualmente. Ferramentas como o e-mail ou planilhas de Excel são soluções temporárias. As planilhas de Excel se tornam ingerenciáveis com o aumento do volume. Algo semelhante acontece com os e-mails. Consequentemente, você precisa de uma ferramenta apropriada para gerenciá-los.

Todos os processos podem ser melhorados e aprimorados, e o BPM é seu principal aliado nessa jornada. Te convido a conhecer o SoftExpert BPM, uma solução que facilita e orienta a modelagem, automação, análise e revisão dos seus processos, além de oferecer inúmeros benefícios.

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Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista em Gestão Estratégica pela PUC-PR. Analista de negócios e mercado na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

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