La gestión de proveedores es el proceso de garantizar que su organización aproveche al máximo el valor que paga a estos socios. Los proveedores son parte esencial de las operaciones de la mayoría de las empresas, lo que refuerza la importancia de tener una relación funcional y eficiente con ellos.
Para lograrlo, es importante capturar, almacenar, actualizar y analizar todos los datos de sus proveedores en un solo lugar. Debe recopilar y tener información comercial crítica y las certificaciones necesarias para hacer negocios con el proveedor en todo momento.
Es común que las cadenas de suministro contemporáneas estén compuestas por ecosistemas grandes y complejos de proveedores y socios comerciales. Cada uno de ellos aporta su valor al sistema al entregar bienes y servicios al mercado.
Continúe leyendo para conocer más sobre los beneficios de la gestión de proveedores. También hablaremos de cómo gestionar esto de forma sostenible.
Beneficios de la gestión de proveedores
Si su organización opera en el área de venta o entrega de productos, su éxito depende de un trabajo eficaz con los proveedores. Sólo así podrá cumplir con las expectativas del cliente en cuanto a la calidad del producto y los plazos de entrega.
Una buena relación entre su empresa y sus proveedores es esencial para mantener la agilidad y resiliencia de su cadena de suministro. Por ello, consulta a continuación algunas ventajas de tener una buena gestión de proveedores:
- Agilidad en la cadena de suministro. Puede responder más rápido a eventos adversos del mercado, nuevas demandas y posibilidades de alianzas estratégicas. Con una buena gestión de proveedores, su empresa identifica, califica e integra nuevos proveedores más rápidamente.
- Ahorros financieros. Su organización tendrá mayor eficiencia, mejor productividad e incluso logrará reducir gastos. Todo ello a través de una mayor conectividad y una colaboración sin fricciones con los proveedores.
- Reducción de riesgos. La gestión de proveedores permite mitigar riesgos, especialmente en tiempos de crisis. Su organización puede lograr esto eliminando los puntos ciegos en sus transacciones y permitiendo que múltiples partes tengan visibilidad de la información, minimizando los conflictos con los proveedores.
- Eficiencia. A medida que la relación avance y la comunicación mejore, los proveedores comprenderán mejor cómo funciona su negocio. Esto tiende a reducir los retrasos en la cadena de suministro y mejorar el flujo operativo.
- Cumplimiento. Cada proveedor debe cumplir ciertos parámetros para garantizar que cumple con los requisitos de sus socios. Al contar con un sistema de gestión de proveedores, puedes evaluar su nivel de cumplimiento e identificar áreas de mejora.
Cómo gestionar proveedores
En las discusiones sobre cómo mejorar el desempeño operativo o la calidad del producto, es común descuidar un ítem muy importante: la gestión de proveedores.
Los compradores identifican buenos proveedores en el mercado, teniendo en cuenta el costo, el servicio y la calidad. Luego firman contratos de suministro y listo. Ahora el desafío está en el área de manufactura/producción.
La gestión de proveedores no puede limitarse únicamente a la fase de compras. El equipo de compras puede y debe ser más activo durante todo el proceso de producción.
La gestión activa de sus proveedores puede traer resultados sorprendentes. Por eso te traemos 9 pasos para ayudarte a gestionar proveedores de forma sostenible para tu negocio.
1. Involucrar a la gerencia
Involucrar a la alta dirección es el primer y uno de los pasos más cruciales del proceso. Esto significa alinear las metas de desempeño de los proveedores con los objetivos corporativos del plan de negocios.
Ya sea para reducir costes, desarrollar nuevas tecnologías, explorar nuevos mercados u optimizar la productividad, es fundamental presentar un plan inicial convincente a la dirección. Con la participación de la alta dirección, es más probable que se apruebe la asignación de recursos, lo que garantiza que se alcancen los objetivos.
2. Crear un sistema de medición
Las oportunidades más poderosas surgen de una buena comunicación entre los resultados esperados y los obtenidos. Cuando los proveedores se dan cuenta de que usted se comunica con ellos a diario, responden más rápidamente.
Mejorar el desempeño de los proveedores a largo plazo requiere un panel diario claro y fácil de entender con pocos indicadores clave de desempeño (KPI). En lugar de medir veinte aspectos al día, elija áreas básicas como entrega o calidad y muéstrelas a todos los proveedores.
Los proveedores tienen muchos clientes que satisfacer, pero aquellos que comunican sus estándares y los monitorean diariamente atraerán toda su atención. Con este sistema, estará en camino de mejorar el desempeño de los proveedores a largo plazo.
3. Defina y comunique sus expectativas a los proveedores
Es recomendable que cuentes con sistemas de medición permanentes con revisiones anuales. Este marcador debe cubrir áreas críticas como la capacidad de respuesta de los proveedores, la evaluación del servicio, la gestión de productos y el soporte de ventas.
El objetivo es decirle al proveedor exactamente lo que quiere y lo que le satisface. Puede resultar más eficaz desarrollar requisitos únicos para cada proveedor que utilizar paneles genéricos.
Aunque requiere más trabajo, esta opción ofrece una efectividad considerablemente mayor a largo plazo. A los proveedores les resulta más difícil eludir cuando los objetivos son personalizados.
Su cuadro de mando funcionará como el tablero diario, complementando el elemento anterior y ofreciendo estándares y responsabilidades claras para proveedores y clientes.
4. Analice su cadena de suministro
Un buen análisis se centra en las fortalezas y debilidades conocidas, identificando los cambios organizacionales necesarios para llenar los vacíos. Para sacar el máximo provecho de un análisis interno, éste debe ser minucioso, sincero, honesto y realista.
Compare su organización con otras empresas y operaciones similares, buscando áreas de complacencia y oportunidades de mejora. Para una evaluación imparcial, considere la posibilidad de obtener ayuda externa.
5. Implementar un enfoque de equipo
Al adoptar un concepto de equipo, todas las áreas funcionales responsables del desempeño de los proveedores se reúnen en una estructura de trabajo matricial. Generalmente quienes liderarán estos equipos serán los compradores.
Otros grupos se integran al equipo, dependiendo de elementos como: complejidad de la cadena de suministro, calidad, logística, planificación e ingeniería. Para funcionar bien, estos equipos deben tener continuidad.
Esta no es una asignación temporal para objetivos a corto plazo: los miembros comparten objetivos y planes de gestión de proveedores. En otras palabras, aprenden y actúan juntos para mejorar al proveedor.
La complejidad de las cadenas de suministro modernas requiere más recursos que los que tienen la mayoría de las organizaciones de compras, pero los beneficios de este enfoque de equipo son enormes.
6. Capacita a tu equipo de forma continua
Un problema común es que una empresa descuide la capacitación básica sobre sistemas internos, prácticas y estrategias de mejora de proveedores a largo plazo, además de la capacitación sobre estándares mínimos de la industria. Esto se traduce en una pérdida de eficiencia en comparación con equipos altamente capacitados.
Mejorar el desempeño de los proveedores requiere saber cómo acercarse a los proveedores, comprender sus operaciones, sistemas y prácticas, y ayudarlos a alcanzar nuevos niveles de desempeño. La capacitación debe centrarse en lo que necesita de un proveedor y cómo conseguirlo.
7. Aprende todo sobre tus proveedores
Conocer bien a sus proveedores clave no significa sólo auditar y presentar la documentación una vez cada año o dos. Sus equipos deben visitar a los proveedores con frecuencia.
Cuanto más sepan sobre el socio y su proceso, mayores serán las posibilidades de identificar oportunidades para reducir costos, mejorar la calidad y acelerar las entregas. Esto también ayuda a desarrollar nuevos productos y lograr un rendimiento sostenible de la cadena de suministro.
Algunos compradores sólo abandonan sus escritorios para encontrarse con un proveedor en la recepción. Para una mayor eficiencia, se debe alentar a los compradores a viajar y realizar una gestión práctica de proveedores.
8. Definir mejores prácticas para proveedores
Busque buenas ideas y compártalas con toda la base de proveedores. Aunque no es común, esta práctica es adoptada por algunas de las mejores empresas del mundo.
Cuando recopile información relevante de un proveedor, utilícela para mejorar otros. Evite prácticas propietarias, pero aplique conceptos generales. La prioridad debe ser el rendimiento de los sistemas del proveedor, no sólo el suyo.
9. Gestione los recursos de los proveedores de forma eficiente
La cantidad de recursos utilizados para gestionar proveedores generalmente no es suficiente en la mayoría de las organizaciones. Incluso con un enfoque práctico bien definido, sólo se puede gestionar eficazmente un número limitado de proveedores.
Para gestionar proveedores de forma productiva, se necesita personal suficiente, herramientas de medición del desempeño y recursos modernos de otras áreas. Si esto no es posible, reduzca la base de suministros a un nivel manejable, asegurándose de que se ajuste a sus capacidades disponibles.
Conclusión
La gestión eficiente y sostenible de proveedores es un proceso esencial para asegurar el éxito operativo y financiero de su organización. Su empresa estará mejor preparada para enfrentar los desafíos del mercado si adopta prácticas como la participación de la dirección, la creación de sistemas de medición y la implementación de un enfoque de equipo.
La gestión sostenible de proveedores no sólo optimiza los recursos internos, sino que también contribuye al desarrollo de relaciones comerciales duraderas y productivas, impactando positivamente en la calidad de los productos y servicios ofrecidos a sus clientes.
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