La implementación de sistemas es el proceso de configurar un nuevo software para que los empleados de una empresa lo utilicen en su trabajo. Este proceso incluye la instalación del programa, la formación de los empleados y las adaptaciones necesarias para que funcione según las necesidades de la organización.
El principal objetivo de la implementación de sistemas es asegurar que el software funcione como se espera, permitiendo que la empresa saque el máximo provecho de él. Cuando esta configuración se realiza correctamente, el software tiene más posibilidades de ayudar a los equipos en sus tareas diarias.
Una buena implementación de software facilita el trabajo de todos. Por eso, en este artículo vamos a hablar sobre qué es la implementación de sistemas, cuáles son los errores más comunes y cómo puedes evitarlos. ¡Sigue leyendo!
Importancia de hacer la implementación correctamente
Una implementación de sistemas bien hecha permitirá que tu empresa adopte las aplicaciones más recientes para aumentar la productividad y la satisfacción de tus clientes, socios y empleados. Al comprender los impactos de una implementación exitosa, puedes ayudar a tu organización a integrar el software adecuado y reducir el tiempo de interrupción de sus operaciones.
Al adquirir nuevos programas, tu empresa puede acceder a tecnologías más modernas, sustituyendo software más antiguo que ya esté obsoleto. Esto permite que tus empleados sean más productivos y entreguen un trabajo de mayor calidad.
Los nuevos software tienen el potencial de aumentar la satisfacción de tus clientes y socios, permitiéndote ofrecer experiencias más amigables y consistentes. Pero todo esto solo funcionará si tu empresa tiene un proceso de implementación de software bien planificado y ejecutado.
Para ello, es importante evitar los errores que comúnmente se cometen durante esta fase de instalación. En la siguiente sección, hablaremos sobre los nueve errores más comunes en este período.
Lee más: ISO 56002: un aliado importante para los desafíos de innovación
9 errores más comunes en la implementación de sistemas
La implementación de un sistema corporativo siempre es un desafío, especialmente si se trata de un sistema de gestión. Cualquier solución con un impacto significativo en la empresa necesitará involucrar diversas áreas y un buen volumen de recursos para ser implementada con éxito.
Errores en este proceso pueden resultar en desperdicio de dinero y tiempo, así como en una mayor demora para obtener los beneficios esperados.
Cabe destacar que estos fallos se están volviendo más comunes. Por ejemplo, el 75% de las implementaciones fallan en el mercado de ERP, según revela una investigación de Gartner. Para evitar que tu empresa forme parte de esta estadística, presta atención a los siguientes errores potenciales:
1. Fallas en la identificación de los requisitos del sistema
Automatizar procesos es fácil con la implementación de un software. Sin embargo, es crucial analizar estos procedimientos y recopilar información sobre los requisitos esperados del sistema.
Requisitos mal definidos pueden causar problemas durante y después de la implementación. En casos extremos, pueden llevar a disputas legales.
La solución: un software de gestión corporativa debe automatizar y mejorar procesos. Identifica las áreas que necesitan mejoras y define expectativas claras antes de la implementación.
2. Desconsiderar a los usuarios en la toma de decisiones
Muchas organizaciones no consultan a los empleados que usarán el software al comprar la solución. Al mismo tiempo, muchos gerentes de TI se enfocan en obtener la aprobación de especialistas, ignorando esta etapa crucial.
Por lo tanto, no olvides quiénes son los empleados que realmente trabajarán con esa solución todos los días. Pide su feedback y considéralos en tu toma de decisiones.
La solución: para evitar esto, involucra a los empleados clave en el proceso de compra e implementación. Reserva tiempo suficiente para asegurar su participación.
3. Elección inadecuada entre las modalidades Cloud y On-Premise
Considera los factores más importantes al elegir entre instalaciones locales y en la nube. Las herramientas on-premise requieren que los equipos de TI se encarguen del mantenimiento del sistema y el hardware. Esta opción es ideal para quienes quieren sistemas en sus propias instalaciones.
El software en la nube necesita una conexión estable y segura a Internet para atender al personal en campo. Las implementaciones en la nube están en auge, pero tienen desafíos.
La solución: evalúa ventajas y desventajas según la situación. Identifica las necesidades y restricciones de tu empresa antes de invertir.
4. Presupuestos inadecuados para el departamento de TI
Muchos tomadores de decisiones subestiman los costos de implementación del sistema, que van más allá del hardware y software. Una implementación exitosa también requiere un equipo de TI competente. Limitar el presupuesto puede llevar al fracaso del proyecto.
La solución: para evitar esto, los ejecutivos deben considerar el valor invertido en la implementación junto con todos los involucrados en el proceso.
5. Implementación apresurada
Debido a la complejidad de los sistemas de gestión corporativos, no es posible identificar rápidamente los requisitos, capacitar a los usuarios y activar el sistema, todo de una vez. Este modelo de implementación es ineficaz. Las organizaciones exitosas adoptan un enfoque más lento y eficiente, con una implementación gradual.
La solución: para garantizar el éxito, lleva a cabo la implementación del sistema paso a paso. Todas las fases del proyecto son importantes.
6. Subestimar la gestión del cambio
Toda implementación de software debe incluir la gestión del cambio. Las partes interesadas deben enfrentar los desafíos de los cambios cuando ocurran. Los cambios organizacionales involucran a empleados, tecnología y procesos, pudiendo transformar positivamente cualquier negocio.
La solución: para garantizar el éxito, no te enfoques solo en la tecnología. Considera también los recursos humanos y la planificación estratégica.
7. Enfoque excesivo en las características del software
La importancia de las características de la plataforma es innegable. Sin embargo, también es crucial considerar su historial, su flexibilidad y su capacidad de integración con otros sistemas.
La solución: para garantizar una elección acertada, evalúa cuidadosamente las características de una plataforma potencial antes de decidir.
8. Falta de inversión en el equipo de implementación
Una fase crucial de la implementación del sistema es la asignación de tiempo y recursos para el equipo de implementación. Personas con poder de decisión son esenciales en esta etapa.
Esto puede requerir la reasignación de tareas, común en el proceso de implementación. Este factor puede determinar el éxito o fracaso del proyecto. Los tomadores de decisiones deben ser sensibles a las necesidades de los equipos de negocios y tecnología.
La solución: para garantizar el éxito, proporciona tiempo y recursos suficientes para tu equipo de implementación.
9. Comunicación ineficaz
La falta de comunicación entre departamentos puede perjudicar la implementación de un sistema, especialmente los de gestión. Para evitar esto, crea un plan de comunicación para todas las fases del proyecto. Forma un pequeño equipo con empleados de todos los departamentos afectados por la solución.
La solución: para garantizar el éxito, mantén a este equipo principal constantemente actualizado sobre el progreso del proyecto.
Lee más: Gestión de la innovación – cómo implementar una estrategia eficaz
Cómo hacer la implementación de sistemas
No vamos a usar medias palabras: implementar un nuevo software puede ser una tarea abrumadora y agotadora. Pero con una planificación cuidadosa y una ejecución correcta, puedes tener un proceso exitoso y sin grandes obstáculos.
Para ello, tu proyecto de implementación debe seguir los siguientes pasos:
1. Define el alcance y los objetivos
Primero, define cuál es el problema que debe resolverse. Haz las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
- ¿Cuál es su propósito?
- ¿Tenemos alguna meta específica en mente?
- ¿Cómo interactuarán los empleados o usuarios con este software?
- ¿Qué procesos necesitan ser mejorados?
Para definir mejor el alcance de tu implementación, es importante comprender qué debe hacer el software, qué características necesitas y cuáles son las limitaciones existentes.
2. Crea un plan detallado para tu proyecto
Una vez que hayas mapeado el alcance, será más fácil desarrollar un plan para la implementación del sistema. Una vez que respondas las preguntas de la sección anterior y sepas qué problemas quieres resolver, estarás listo para crear tu plan.
Esto aumentará enormemente las posibilidades de que tu implementación sea exitosa cuando llegue el momento de ejecutarla. Tu plan debe incluir todos los aspectos del proyecto, incluyendo cronograma, presupuesto, recursos, riesgos y resultados esperados.
3. Pregunta los requisitos de los empleados
Al recopilar los requisitos de los empleados y otros stakeholders, puedes entender mejor lo que desean y necesitan del software contratado. Realiza entrevistas con múltiples fuentes, incluyendo clientes, usuarios y profesionales familiarizados con el tema.
También puedes trabajar con otras formas de recopilación de información, como grupos de enfoque y cuestionarios. Involucra a todos los stakeholders relevantes para el proyecto, asegurándote de que sus necesidades se capturen en esta fase.
Una vez que hayas recopilado esta información, documéntala y revísala junto con el fabricante para confirmar que están completas y precisas. Asegúrate de que la documentación sea clara y precisa.
4. Asegúrate de haber elegido el software adecuado
La clave principal para el éxito de tu implementación es elegir el software correcto. Asegúrate de que la aplicación elegida tenga las características adecuadas para tu empresa en términos de coste, facilidad de uso y funcionalidades.
Reflexiona sobre cómo el software beneficiará a tu negocio y confirma si realmente necesitas todas las funcionalidades contratadas, o si puedes ahorrar dinero al no suscribir algunas de ellas.
Aun así, debes asegurarte de que tu equipo tenga todo lo necesario para ser productivo. Además, confirma que has elegido un software fácil de usar, evitando que tu equipo pase mucho tiempo en formación.
5. Ejecuta el plan de implementación
Ahora que ya tienes claro el software a contratar, es hora de implementarlo. Para ello, necesitas reunir un equipo de profesionales competentes en implementación de sistemas.
Selecciona personas destacadas de tu equipo interno de TI o externaliza el servicio si es necesario. Asigna responsables directos para cada parte del plan, lo que facilitará la delegación de tareas y la comunicación interna.
Elige las herramientas de instalación adecuadas para que el nuevo sistema esté operando lo antes posible, de manera eficiente y rápida.
6. Configura e integra el software
Una vez que el plan esté en marcha, tendrás que instalar y configurar el nuevo sistema. Normalmente, esto lo hará tu equipo de TI con la ayuda de un equipo especializado del fabricante del software.
Sin embargo, en casos excepcionales, puede que tengas que realizar el procedimiento tú mismo, especialmente si tienes una pequeña empresa. En ese caso, debes seguir todas las instrucciones del desarrollador cuidadosamente.
De cualquier manera, después de instalar el software, puedes enfocarte en configurarlo según las necesidades de tu negocio. También es importante respetar el proceso de adaptación, dando el tiempo necesario para que se integre a tus procesos existentes.
7. Entrena a tu equipo para adoptar el nuevo software
Uno de los pasos más importantes en la implementación del sistema es la formación de los usuarios. Comienza entrenando a un grupo de empleados que tengan mayor facilidad con este tipo de software o con ordenadores en general.
A partir de ahí, estos empleados pueden ir entrenando a sus colegas y a los nuevos empleados que se contraten después de la implementación. También vale la pena tener vídeos o guías para facilitar este aprendizaje. Al fin y al cabo, los empleados pueden usarlos para ir aprendiendo a su propio ritmo.
8. Pon el sistema en marcha
Después de que todo el plan se haya ejecutado, llega el momento más tenso de todo el proyecto: poner el sistema en marcha. Prepárate para el lanzamiento comunicándote muy bien con los stakeholders. Debes gestionar las expectativas para que sepan lo que va a suceder antes, durante y después de que el sistema esté en marcha.
Planifica bien la fecha para la migración de tus datos, algo necesario para que el nuevo sistema tenga información precisa. Antes de que el software entre en funcionamiento, es necesario que se pruebe de manera exhaustiva.
Cuando los usuarios comiencen a usar la aplicación, es normal que encuentren problemas inesperados. Anótalos y repórtalos a tu equipo de TI, que deberá corregirlos o reportarlos al fabricante del software.
Lee más: Gestión de la Innovación – cómo elegir e implementar las mejores ideas
Conclusión
Implementar un sistema nuevo es una tarea que requiere planificación, dedicación y atención a los detalles. A pesar de los desafíos, una implementación bien estructurada puede traer beneficios significativos, como aumento de la productividad, mejora en la calidad de los procesos y mayor satisfacción de los empleados.
Al evitar errores comunes, tu empresa tiene más posibilidades de alcanzar el éxito en el proceso de implementación. Recuerda que una planificación robusta, el compromiso de los stakeholders y la elección de un software adecuado son piezas clave para el éxito del proyecto.
Con un sistema bien implementado, tu empresa no solo optimiza recursos y procesos, sino que también gana una base sólida para crecer y adaptarse a los cambios del mercado. Por eso, considera la implementación de sistemas como una oportunidad estratégica y un paso importante para la evolución de tu negocio.
¿Buscas más eficiencia y conformidad en tus operaciones? Nuestros especialistas pueden ayudarte a identificar las mejores estrategias para tu empresa con las soluciones de SoftExpert. ¡Habla con nosotros hoy mismo!