La Planificación de Recursos Empresariales y los softwares ERP cambiaron la manera en que las empresas operan. Trajeron orden a lo que antes era un ambiente desordenado, simplificando, estandarizando e integrando procesos en los diferentes departamentos de las organizaciones, como compras, finanzas y distribución, entre muchos otros.
Pero existe otra categoría de soluciones que presentan las mismas características de un software ERP: son modulares, abarcan a los varios departamentos de la empresa y promueven mejoras en el ámbito corporativo y estratégico.
Son las soluciones para gestión integrada de la excelencia y conformidad empresarial.
¿Y por qué la implementación de un sistema de gestión es una tarea desafiadora? Como la solución tiene impacto corporativo es siempre desafiador involucrar a diversas áreas y recursos en un proyecto común. Las fallas en la implementación adecuada pueden significar desperdicio financiero y de recursos, además de atrasar o comprometer la entrega de los beneficios esperados.
La triste realidad es que las fallas de implantación se volvieron una ocurrencia común. En el mercado de ERP, por ejemplo, es sabido que 75% de las implementaciones fallan. Cuando una empresa falla durante la implementación de un software de gestión corporativa, usted puede apostar que fue por causa de uno o más de los siguientes motivos:
1. Ineficacia en la definición de los requisitos del sistema
Es fácil para cualquier empresa automatizar procesos existentes implementando una solución de software. Sin embargo, esos procesos deben ser sometidos a análisis completos al colectar informaciones sobre los requisitos esperados del sistema.
Los requisitos mal definidos pueden generar muchos problemas durante la implantación y aún hasta después de la misma. En casos extremos, puede hasta desdoblarse en peleas judiciales.
Qué hacer: recuerde que un software de gestión corporativa fue proyectado para automatizar y mejorar procesos. Los usuarios en potencial deben identificar qué áreas precisan ser mejoradas y lo que se espera del sistema antes de la implementación de esa plataforma.
2. Excluir a los usuarios de la toma de decisión
Al contrario de lo que muchas organizaciones hacen, los funcionarios que van a usar el software deben ser consultados al comprar esa solución. La mayoría de los gerentes de TI gasta su tiempo para que sus proyectos sean aprobados por especialistas que generalmente ignoran esa etapa muy importante.
Qué hacer: para impedir que eso suceda con su organización, reserve tiempo suficiente para garantizar que los funcionarios clave sean involucrados en el proceso de compra e implementación.
3. Falla al escoger adecuadamente entre las modalidades Cloud u On Premise
Hay factores a ser considerados al escoger entre instalaciones locales e implementadas en la nube. Las herramientas locales exigen que los equipos de TI mantengan el sistema y el hardware. Esa forma de implantación es adecuada para quien desea tener sus sistemas en ejecución en sus propias instalaciones. El software basado en nube, por otro lado, exige que la conexión a internet sea estable y segura, de forma que se atienda al personal en campo.
Las implementaciones en la nube vienen ganando fuerza en el mercado actual, pero no están exentas de desafíos. Es preciso ponderar ventajas y desventajas considerando cada situación de forma particular.
Qué hacer: identifique las necesidades y restricciones de su empresa antes de definir su inversión.
4. Presupuestos inadecuados para el departamento de TI
Muchos tomadores de decisión generalmente cometen el error de agotar los costos de implementación del sistema, que no se limitan al hardware o software necesario. Una implementación exitosa también precisa un equipo de TI competente. Limitar los presupuestos de implementación puede resultar en la falla del proyecto.
Qué hacer: los ejecutivos deben considerar sus presupuestos de implementación junto con los demás involucrados en el proceso.
5. Implementación rápida
Dada la complejidad de los sistemas de gestión corporativos, identificar rápidamente los requisitos de implementación, realizar la capacitación del usuario y activar esos sistemas simplemente no puede ser hecho de una sola vez. Es comprobado que este modelo de implementación es ineficaz. Las organizaciones exitosas optan por adoptar un abordaje más lento, pero más eficiente, lo que involucra una implementación gradual.
Qué hacer: conduzca la implementación de su sistema de a una etapa por vez. Todas las etapas de un proyecto de implantación son importantes.
6. Subestimar la gestión de cambios
Cualquier implementación de software nunca debe dejar afuera el elemento de gestión de cambios. Todas las partes interesadas deben ser capaces de enfrentar los desafíos de los cambios, cuando sucedan. Los cambios organizacionales incluyen a funcionarios, tecnología y procesos, que pueden llevar a la transformación positiva de cualquier negocio.
Qué hacer: el enfoque indebido en la tecnología que busca mejorar los procesos no es suficiente; también precisan ser considerados los recursos humanos y la planificación estratégica.
7. Enfoque excesivo en los recursos de la herramienta
Ciertamente, la importancia de los recursos de la plataforma nunca puede ser desconsiderada, pero también es preciso considerar el historial, la flexibilidad y la capacidad de integración de una plataforma con otros sistemas, entre otros aspectos.
Qué hacer: reserve un tiempo para evaluar los recursos de una plataforma en potencial antes de escoger una.
8. Falta de inversión/apoyo al equipo de implementación
Una de las fases más importantes de la implementación del sistema es la asignación de tiempo y recursos para el equipo de implementación. Las personas correctas que tienen poder de decisión san necesarias para tal emprendimiento. Sin embargo, eso significa que los miembros del equipo precisarían lidiar con la nueva atribución de tareas, que generalmente viene con el proceso de implementación. Eso puede determinar el éxito o falla de cualquier implementación. Los tomadores de decisión deben ser sensibles a las necesidades de sus equipos de negocio y tecnología.
Qué hacer: son necesarios tiempo y recursos suficientes para su equipo de implementación para que el proyecto sea exitoso.
9. Comunicación ineficaz
La falta de comunicación, especialmente entre los departamentos corporativos, puede afectar negativamente cualquier implementación de un sistema de gestión corporativa. Eso puede ser evitado a través de la creación de un plan de comunicación para todas las fases del proyecto. También debe ser creado un pequeño equipo formado por funcionarios de todos los departamentos, con mayor probabilidad de ser afectados por la solución.
Qué hacer: Los equipos de implementación deben garantizar que ese equipo principal sea constantemente actualizado sobre la marcha del proyecto.
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