La ejecución de proyectos es la fase que viene después de la iniciación y la planificación dentro del ciclo de una determinada iniciativa. Durante esta etapa, el equipo crea sus entregables y los presenta a los clientes y principales stakeholders.
También conocida como implementación de proyectos, esta tercera fase es la más larga y complicada de todas. En ella, tu equipo utilizará como base todo el trabajo que se hizo durante las etapas anteriores, poniendo en acción lo que se planificó.
No hay un momento exacto para iniciar la ejecución de proyectos, ya que esto dependerá de la fecha acordada entre el equipo y su liderazgo. Pero la implementación debe ocurrir junto con la fase de monitoreo y control, terminando cuando se haya completado el último entregable.
En este artículo, hablaremos sobre los principales desafíos de la ejecución de proyectos y cómo superarlos, además de presentar un marco para que implementes tu iniciativa con éxito.
Desafíos para ejecutar un proyecto
Por ser la etapa más difícil de todas, la ejecución de proyectos suele ser el momento en que más problemas aparecen. Por eso, es importante prepararse para los principales desafíos que puedes encontrar en la fase de implementación.
Para ello, hablaremos sobre las dificultades más comunes en la ejecución de proyectos y cómo tu equipo puede superarlas.
1. Fallas de comunicación
Tener una buena línea de comunicación es fundamental para que tu proyecto sea exitoso. Si las personas involucradas no logran entenderse, tu iniciativa corre el riesgo de no ser entregada a tiempo, víctima de errores y malentendidos.
Un estudio del Project Management Institute (PMI) indica que, en el 56% de los casos, los problemas de comunicación son la principal causa del fracaso de un proyecto. Barreras de idioma, información desactualizada e incluso husos horarios muy diferentes pueden causar dificultades de entendimiento.
¿Cuál es la solución? La mejor forma de resolver este problema parte del gerente de proyectos: esta persona debe crear un plan de comunicación que defina una cadena de intercambio de mensajes clara. También es esencial proporcionar diferentes medios de contacto para los miembros del equipo, facilitando el intercambio de información entre ellos.
2. Errores en la gestión del tiempo
Otro punto que demanda mucha atención es la gestión de plazos. Aquí, los mayores villanos que impiden que las cosas se hagan a tiempo son los cambios repentinos de prioridad y los aumentos inesperados del alcance.
Un problema que también suele afectar a muchos proyectos son los plazos completamente irreales, que resultan en retrasos o pérdida de calidad. Los buenos gerentes de proyecto conocen la capacidad de su equipo y negocian con la alta dirección para tener un cronograma razonable para la ejecución del proyecto.
¿Cuál es la solución? Presta mucha atención a la gestión de tu tiempo de trabajo. Planifica correctamente cuántos días o semanas son necesarios para terminar cada tarea, con un tiempo adicional para posibles imprevistos. Una técnica que también puede ayudar es bloquear horarios en la agenda de todo el equipo para trabajar solo en ese proyecto.
3. Aumento del alcance
Los cambios en el tamaño del proyecto no solo afectan la gestión del tiempo, sino que también dificultan a tu equipo de muchas otras maneras. El aumento del alcance ocurre cuando el proyecto se expande más allá del plan original, haciendo que tu equipo tenga que trabajar en más tareas y completar más entregables.
Como era de esperar, esta práctica suele resultar en retrasos en los plazos y en gastos que superan el presupuesto. Otra investigación del PMI registró que el 52% de los gerentes de proyecto tuvieron que lidiar con el aumento del alcance solo en 2017.
Mudanças no tamanho do projeto não afetam apenas a gestão de tempo, mas também atrapalham sua equipe de muitas outras maneiras. O aumento de escopo acontece quando o projeto se expande além do plano original, fazendo com que seu time tenha que trabalhar em mais tarefas e concluir mais entregáveis.
¿Cuál es la solución? Como dice el dicho: es mejor prevenir que curar. El momento ideal para lidiar con el aumento del alcance es durante la fase de planificación del proyecto. En ese momento, define claramente el tamaño de la iniciativa y establece acuerdos con la dirección para garantizar que el alcance no se aumente.
Si esto no es posible, la forma de lidiar con los cambios es a través de una comunicación clara y frecuente. Crear un plan de gestión de cambios también ayuda mucho en estos momentos.
4. Gestión incorrecta de recursos
Una habilidad de gran importancia para los gerentes de proyecto es la gestión de recursos. Después de todo, una piedra en el zapato de muchos proyectos es la falta de medios para ejecutar las tareas en momentos cruciales.
Otra cuestión que quita el sueño a muchos equipos es la dificultad para identificar cuáles son los recursos adecuados para cada proyecto. Después de todo, no siempre se eligen las personas con las habilidades más adecuadas para ejecutar una determinada tarea.
Todo esto se vuelve aún más desafiante cuando un gerente tiene varios proyectos diferentes con prioridades que compiten entre sí. También pueden ocurrir imprevistos que requieran la reasignación de personas o herramientas de una iniciativa a otra.
¿Cuál es la solución? Aprende cuál es la capacidad de ejecución de tareas de tu equipo y define cuánto tiempo a la semana cada miembro puede dedicar a ese proyecto. No olvides que tus empleados también pasarán tiempo lidiando con tareas administrativas, solicitudes inesperadas, otras iniciativas y, eventualmente, ausencias por problemas de salud.
Usa herramientas como el Control de Recursos del SoftExpert Suite para tener una visión más clara de la situación de un determinado proyecto. A través de la plataforma, puedes visualizar las actividades asociadas a cada recurso, gestionar su asignación y verificar un calendario unificado de actividades.
5. Falla en la gestión de stakeholders
Otro factor que necesita ser equilibrado en este malabarismo de la gestión son los stakeholders. Un punto que puede salirse de control es la expectativa de estas personas, que también se frustran si no tienen acceso a información sobre el progreso del proyecto.
Un punto de enfrentamiento común que puede surgir es el conflicto de intereses por parte de algún stakeholder. También presta atención a la falta de compromiso por parte de este grupo.
¿Cuál es la solución? La principal táctica de gestión de stakeholders es la comunicación, así que siempre mantenlos plenamente informados. Puede ser con actualizaciones diarias o semanales, en forma de un mensaje de WhatsApp o de un boletín informativo. Lo importante es mantener el diálogo y resolver las dudas.
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Cómo ejecutar un proyecto con éxito
Ya has visto cuáles son los principales problemas que pueden obstaculizar la ejecución de proyectos. Ahora es el momento de aprender lo que necesitas saber para ejecutar una iniciativa con éxito.
1. Enfócate en el resultado final
Comienza asegurándote de que tu estrategia de ejecución de proyectos esté alineada con la meta final de tu iniciativa. Para ello, es necesario que todos los objetivos y hitos de tu proyecto sean claros y hayan sido meticulosamente definidos.
2. Haz que tu equipo compre la idea
Como ya discutimos anteriormente, la comunicación de un proyecto es extremadamente importante. Al establecer un plan de comunicación claro y directo, lograrás que tu equipo y las partes interesadas compren la idea con más facilidad.
Explica claramente tu estrategia de ejecución de proyecto, proporcionando al equipo una mejor comprensión de cómo cada uno de ellos contribuirá a la iniciativa, cuáles serán sus responsabilidades y qué se espera de ellos.
3. Construye un equipo talentoso
Todos estamos familiarizados con la expresión “la cuerda siempre se rompe por el lado más débil”. Lo mismo vale para el equipo de tu proyecto. Asegúrate de reunir un equipo con miembros de la más alta calidad, que puedan ayudarte a planificar e implementar tus estrategias.
Los miembros de tu equipo también deben ser capaces de cuestionarte y ayudarte a ver las cosas desde una perspectiva diferente.
4. Administra el progreso y el desempeño
¿Cómo sabes que tu estrategia de ejecución de proyectos está progresando y siendo ejecutada como se planeó? ¡Definiendo métricas para evaluar tu desempeño!
Seguir las métricas es la manera más eficaz de mostrar que tu plan está funcionando, y comunicar tu progreso es una forma de mantener al equipo y a las partes interesadas comprometidos. Además, podrás corregir errores en el camino mientras aún haya tiempo.
5. Asume el liderazgo
Recuerda: ninguna de las prácticas anteriores hará diferencia si no asumes el liderazgo de tu proyecto. Esto es fundamental a la hora de implementar la estrategia de ejecución.
Para liderar a tu equipo, sin embargo, es importante comprenderte a ti mismo y poseer un cierto nivel de inteligencia emocional. Esto porque podrías perder la credibilidad ante el grupo si eres visto como una persona “impredecible y descontrolada”, que se deja llevar por las emociones.
También trabaja tus habilidades de gestión estratégica y corporativa, además de la capacidad para gestionar proyectos técnicos. Esto será un diferencial que puede ayudar mucho en este proceso.
6. Haz de la tecnología tu aliada
Nunca está de más enfatizar lo importante que es tener la herramienta adecuada para la gestión de proyectos. No solo te ayudará a ejecutar las actividades, sino también a monitorear la disponibilidad de los recursos y realizar toda la gestión financiera, evitando que desviaciones comprometan la consecución de los resultados.
Conclusión
La ejecución de proyectos es una fase crucial y desafiante dentro del ciclo de vida de una iniciativa. Superar los obstáculos de esta etapa requiere planificación, comunicación eficaz, gestión cuidadosa de recursos y un liderazgo firme y consciente.
Para garantizar el éxito, es esencial alinear al equipo con los objetivos finales, hacer un uso inteligente de la tecnología y mantener una visión clara del progreso y el desempeño.
Sin embargo, la clave para una ejecución exitosa no reside solo en seguir un conjunto de buenas prácticas, sino también en adaptar estas estrategias a la realidad única de cada proyecto.
La flexibilidad y la capacidad de resolución de problemas permitirán que tu equipo entregue resultados de alta calidad, respetando plazos y manteniendo a los stakeholders satisfechos. Así, con una ejecución bien orquestada, tu proyecto tiene todo para alcanzar el éxito deseado.
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