Antes del sector de Marketing de SoftExpert, pasé varios años actuando por el área de consultoría. Yo era responsable por entender los desafíos de cada cliente y por ayudarlos a superar esos desafíos con la implementación de las soluciones de SoftExpert para automación y mejora de los procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

Cuando el alcance del proyecto abarcaba la gestión de documentos o Gestión de Contenido Empresarial (ECM), frecuentemente surgían cuestionamientos y hasta debates sobre cómo realizar el control de versión de los documentos. Mientras algunos defendían el control de versión numérico, otros defendían el control alfabético y así la discusión seguía.

¿Cuál es la mejor manera de realizar el control de versiones de documentos?

Las personas muchas veces no se daban cuenta que, con la implementación de un software, no precisaban más preocuparse con eso. Independientemente del método utilizado, una solución de ECM siempre va a garantizar que los usuarios tengan acceso a la versión más reciente de un documento.

El control de versión es uno de los elementos más críticos en un sistema de gestión de contenido corporativo.

Imagine enviarle a un cliente una propuesta comercial, ¿basada en una tabla de precios del año pasado?

Es en este momento que los softwares para gestión de documentos muestran su verdadero beneficio. Herramientas como SoftExpert ECM, fueron concebidas incorporando estos controles y simplificando el día a día de los usuarios.

  • El sistema pasa a administrar la versión de forma automática. Este control no precisa más ser hecho manualmente por los usuarios.
  • La herramienta se adapta a la metodología de control de versiones de cada empresa.
  • Los usuarios no precisan más recurrir una lista maestra para verificar si están utilizando la versión más reciente de un documento.
  • Ellos tampoco precisan más preocuparse en actualizar la lista maestra, todo eso sucede de forma automática.

Repositorio único y mayor confiabilidad

Como los documentos pasan a ser colocados a disposición en un repositorio único y confiable, las personas pueden concentrarse en otras actividades de negocio. El sistema previene la existencia de varias versiones de un mismo documento, lo que también causa trastornos y reduce la productividad.

Cómo mejorar la gestión de documentos de su empresa

El sistema pasa a controlar no sólo la versión, sino todas las alteraciones realizadas en el documento. Quedan registradas informaciones como fecha de la alteración, cuál fue la alteración realizada y quién fue el responsable.

Las informaciones en el cuerpo del documento también son actualizadas de forma automática, siempre que el documento sufre alteraciones, evitando que algo quede para atrás y cause inconsistencias. El sistema incrementa el código de la revisión, pasando de 00 para 01, de AA para AB y así sucesivamente. También presenta la fecha de alteración, y quiénes fueron los responsables por la elaboración y por la aprobación de la nueva versión del documento.

Si hubiere necesidad de impresión de documentos, el software aplica marca de agua mostrando si la copia es controlada o no. Además, administra el número de copias impresas, en donde el documento quedará disponible para consulta y quién es el responsable.

En resumen, las herramientas automatizadas abstraen y simplifican muchas tareas que antes eran realizadas manualmente. La tecnología garantiza mayor seguridad e integridad para los documentos y así los procesos de negocio fluyen con mayor velocidad.

¡Sepa más sobre como estas herramientas pueden beneficiar a su empresa!

Conozca SoftExpert ECM

 

Marcelo Becher

Autor

Marcelo Becher

Especialista en Gestión Estratégica a través de la PUC-PR. Analista de negocio y de mercadeo en SoftExpert, proveedora de software para automatización y mejora de procesos de negocio, conformidad reglamentaria y gobernanza corporativa.

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