Las soluciones para gestión de contenido corporativo, o ECM, son importantes para el buen desempeño de los negocios por diversas razones. La definición y adopción de estrategias de gestión de contenido puede aumentar la colaboración, la eficiencia de los procesos y la seguridad de las informaciones. Eso se aplica a cualquier empresa, independiente del porte o del segmento.
Las demandas que vinculan a documentos en el día a día pueden ser tratadas de manera más simple. De esa forma usted podrá dedicar menos tiempo organizando y localizando documentos, y podrá dedicar más tiempo atendiendo a sus clientes y haciendo nuevos negocios.
Abajo, están 4 razones por las que las soluciones de gestión de contenido corporativo son un elemento fundamental para elevar la eficiencia operacional en las organizaciones:
1. Garantizan visibilidad detallada de los procesos
Las herramientas de ECM permiten que usted tenga visibilidad y control sobre toda la documentación generada por los procesos de negocio. Más que eso, permiten acompañar la situación de los documentos, identificar cuellos de botella y definir acciones para mejora y aumento de la eficacia de los procesos.
La automación de los procesos de gestión de contenido corporativo maximiza la productividad. Además, garantiza el control sobre los documentos y sobre las actividades vinculadas a ellos. Esas soluciones también contemplan recorridos de auditoría completos. A través de ellas es posible acompañar las diversas operaciones efectuadas en los documentos registrados en el sistema, bien como los usuarios que las realizaron. Es posible inclusive identificar y analizar los accesos que eventualmente hayan sido realizados de forma indebida.
2. Permiten la localización de contenido de forma simple e intuitiva
La importación de documentos de forma automática y la disponibilidad para consulta de forma instantánea son recursos que pueden ser encontrados en herramientas de gestión de contenido corporativo.
Eso se refleja en mejoras de productividad que pueden ser observadas tanto internamente como por los clientes. El acceso instantáneo a los documentos permite que los colaboradores presten un servicio con más calidad, suministrando respuestas inmediatas a los clientes.
Los documentos en papel y archivados en carpetas pueden tener su orden alterado sin control o pueden ser extraviados, generando bastante trastorno. Una estrategia de gestión de contenido bien definida lo ayudará a organizar (e-mails, documentos, planillas, diseños) y localizar las informaciones de forma simple y rápida.
3. Posibilitan uso compartido de contenido y colaboración
Compartir documentos entre diferentes departamentos, o aún hasta con clientes y proveedores, es una tarea corriquera en cualquier empresa. Actualmente las herramientas en nube o e-mail hacen esta tarea muy simple. No obstante, el riesgo de compartir un documento confidencial por engaño puede perjudicar a la empresa seriamente. Generalmente la situación no puede ser revertida.
La colaboración es otro gran beneficio proporcionado por las soluciones de ECM. Diversos usuarios pueden trabajar en el mismo documento en un ambiente único, en donde todas las alteraciones serán controladas. Usted tendrá la garantía de estar trabajando en la versión correcta y más reciente del documento. Eso elimina de forma definitiva el intercambio de e-mails, tratando de controlar las alteraciones de los documentos.
4. Dan soporte para el crecimiento de los negocios
Las herramientas de ECM maduras pueden soportar el crecimiento de la empresa y de los negocios por mucho tiempo. Probablemente, al inicio no serán demandados todos los recursos del producto. No obstante, ellos podrán atender otras necesidades en el futuro. La empresa no precisa preocuparse en permanecer “amarrada”, pues la solución se adaptará a las nuevas necesidades.
Además, las soluciones ofrecen diversos niveles de seguridad, permitiendo controlar quién puede acceder, editar o excluir informaciones como usuarios internos, clientes, proveedores, u otros aliados de negocio. Ese control de seguridad ayuda a cumplir políticas internas de seguridad de la información y demandas regulatorias externas.
Como vimos en este artículo, las soluciones para gestión de contenido permiten mejorar los controles sobre informaciones críticas, garantizando que los procesos alcancen niveles mayores de productividad y eficiencia. Además, las estrategias de gestión de contenido, cuando bien definidas, pueden traer resultados inmediatos.
