La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es un sistema digital que centraliza el almacenamiento, la organización y la recuperación de la información empresarial, sustituyendo los documentos en papel por registros electrónicos más seguros y accesibles. Su objetivo es mejorar la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo, al mismo tiempo que facilita una colaboración fluida entre equipos.
La gestión documental tradicional se enfrenta a varios retos importantes, como:
- Procesos manuales lentos
- Sistemas fragmentados y sin conexión entre sí
- Dificultad para manejar grandes volúmenes de datos
- Incapacidad para adaptarse rápidamente a nuevas normativas
- Falta de integración, análisis en tiempo real y escalabilidad
Para superar estos desafíos, es clave contar con una herramienta como SoftExpert Document, que ofrece soluciones avanzadas como automatización con IA y flujos de trabajo centralizados.
Sus funcionalidades integradas ayudan a que tu empresa cumpla con normativas y se adapte con agilidad, incluyendo firmas electrónicas con D4Sign, actualización predictiva de metadatos y gestión inteligente de contenedores.
En los próximos años, la GED evolucionará incorporando funciones avanzadas como:
- Uso de IA para obtener insights predictivos
- Gestión proactiva de riesgos
- Automatización de procesos de principio a fin
Sigue leyendo para descubrir cómo el futuro de la gestión documental puede potenciar tu organización.
¿Por qué la gestión documental tradicional ya no responde a las exigencias del mercado?
Los métodos convencionales de gestión documental se han convertido en un lastre para la competitividad. Hablamos de cosas como el almacenamiento físico, el control manual o los procesos desconectados.
Todo esto ya no tiene cabida en un mercado que exige agilidad, seguridad sólida y sostenibilidad. Al final, solo generan costes ocultos, vulnerabilidades operativas y obstáculos para innovar.
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Costes operativos
Uno de los grandes problemas son los costes operativos. Los sistemas tradicionales dependen de procesos manuales como buscar documentos físicos, imprimir constantemente o almacenar papel. ¿El resultado? Más gastos en espacio físico y recursos.
La falta de automatización y de una categorización inteligente ralentiza operaciones clave, afectando la productividad y la capacidad de escalar.
Seguridad y cumplimiento
Los documentos en papel pueden perderse, ser accedidos sin autorización o dañarse por desastres naturales. Además, complican mucho las auditorías.
Normativas como el RGPD europeo o la LGPD brasileña exigen trazabilidad y control detallado de accesos, algo casi imposible con métodos tradicionales.
Colaboración y movilidad
Los modelos antiguos dificultan el trabajo remoto y la colaboración en tiempo real, lo que lleva a versiones incompatibles de archivos y retrasos en aprobaciones.
La falta de integración con herramientas digitales —como firmas electrónicas o plataformas en la nube— limita la agilidad que exigen los mercados globales.
Innovación y sostenibilidad
Los sistemas heredados tienen limitaciones graves:
- No son compatibles con tecnologías como IA para extracción de datos o blockchain para autenticaciones (ambas clave para análisis predictivo y seguridad avanzada).
- Consumen recursos naturales como papel y energía, lo que va en contra de los objetivos ESG.
En cambio, las soluciones digitales reducen emisiones y costes. Por eso, migrar a una GED integrada ya no es opcional si quieres que tu empresa siga siendo competitiva.
Entender cómo funciona la GED en la práctica —combinando automatización, inteligencia artificial y gobernanza predictiva— es el primer paso para transformar los documentos de pasivos operativos en activos estratégicos.
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¿Cómo funciona la gestión electrónica de documentos?
La GED funciona capturando e indexando datos de forma inteligente, convirtiendo información no estructurada en activos digitales estratégicos. Los mejores sistemas usan OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) potenciado por IA para extraer datos, metadatos y contexto de archivos, correos o formularios escaneados.
Además, algoritmos de machine learning clasifican los documentos según su contenido, propósito o requisitos legales.
Una vez digitalizados, los documentos se almacenan en un repositorio centralizado en la nube, lo que permite recuperarlos al instante. Los métodos más comunes de categorización incluyen:
- Etiquetado con metadatos (ID de cliente, nombre del proyecto, fecha de vencimiento)
- Búsqueda por texto completo con Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN)
- Control de versiones con seguimiento de revisiones y aprobaciones
- Reglas automáticas de retención para cumplir con plazos legales
La automatización de flujos de trabajo simplifica las operaciones: reglas predefinidas dirigen los documentos a revisión, firma o archivo.
Mientras tanto, las herramientas de colaboración en tiempo real permiten que varias personas editen, comenten o aprueben archivos a la vez. Así se evitan conflictos de versiones y se aceleran procesos como la firma de contratos o la respuesta a auditorías.
Por último, el análisis avanzado y la integración convierten los documentos en herramientas estratégicas: la IA detecta patrones o anomalías en su uso, mientras que las APIs conectan la GED con sistemas ERP, CRM o de cumplimiento. También se pueden usar verificaciones con blockchain para auditorías inalterables y copias de seguridad cifradas para proteger los documentos durante todo su ciclo de vida.
¿Cómo reinventa SoftExpert Document la Gestión Electrónica de Documentos en la práctica?
Durante años, las empresas han tenido que lidiar con las limitaciones de la gestión documental tradicional: montones de papeles creando caos, brechas de seguridad y obstáculos para colaborar que frenan la innovación. Estos sistemas antiguos consumen recursos, exponen a las organizaciones a riesgos de cumplimiento y desaprovechan todo lo que la IA y la automatización pueden aportar a los flujos de trabajo.
Pero hay una solución que convierte todos esos problemas en oportunidades. En esta sección, te cuento cómo SoftExpert Document, a partir de su versión 2.2.4, te ofrece una nueva generación de GED. Desde automatización con IA hasta cumplimiento normativo garantizado, vas a descubrir innovaciones que redefinen lo que la gestión documental puede lograr.
Mejoras en la estructura de relaciones
Desde la versión 2.2.4, el módulo de documentos adopta un enfoque más sencillo para vincular componentes del sistema. Antes, tenías que navegar por varias pantallas para hacer estas conexiones, lo que complicaba el proceso y consumía tiempo.
Ahora, todo se gestiona desde un panel unificado de relaciones, donde puedes ver todas las asociaciones posibles en un único espacio de trabajo. Con una interfaz intuitiva, eliges el tipo de conexión y el elemento a vincular. Así, el flujo de trabajo sigue sin interrupciones.
Las conexiones se agrupan en filtros como “Asociado”, “Creó” y “Creado por”, y puedes verlas en formato de lista o tarjetas.
Una gran ventaja es que puedes crear nuevos elementos directamente desde este panel, desde recursos simples hasta flujos de trabajo completos. Esto mejora la interoperabilidad entre módulos y lleva tu eficiencia a otro nivel.
Descripciones automatizadas con IA
SoftExpert Document incorpora Inteligencia Artificial para facilitar la creación de documentos empresariales. Puedes generar descripciones automáticas para envíos y protocolos de copia, lo que acelera el registro de documentos y reduce errores manuales.
Esta función está disponible exclusivamente para clientes de la edición Cloud que usan el módulo SoftExpert Copilot. El administrador del sistema puede activarla desde la API “Gen AI & NLP” en el Centro de Integraciones (COP010). Así desbloqueas todo el potencial de esta tecnología.
Firma digital simplificada con D4Sign
Desde la versión 2.2.4, SoftExpert Document se integra de forma nativa con la plataforma de firma electrónica y digital D4Sign. Esto permite formalizar y proteger documentos con plena validez legal, todo dentro del entorno de gestión documental.
Puedes elegir entre dos tipos de firma: manual o automática mediante flujos de trabajo. Todo se gestiona desde el propio sistema de SoftExpert, lo que te da flexibilidad para adaptarte a distintas necesidades corporativas.
También puedes explorar otras integraciones de firma electrónica con SoftExpert Document:
- SoftExpert Documento y ClickSign: Garantizando la autenticidad de una manera práctica
- SoftExpert y DocuSign: una combinación poderosa en la gestión de documentos
Optimización en la gestión de contenedores de archivos
El módulo permite gestionar contenedores complejos de documentos, dándote más control y mejorando la eficiencia de tu organización. Por ejemplo, puedes añadir descripciones explicativas en la estructura de carpetas para orientar a tus compañeros. Estas notas estarán visibles cada vez que se acceda a la carpeta, asegurando el cumplimiento de los estándares internos.
Además, puedes aplicar controles de acceso jerárquicos para restringir la subida de archivos a subcarpetas específicas. Así evitas que se suban documentos a la raíz de un proyecto y aseguras que todo se organice correctamente.
La vista avanzada amplía la interfaz mostrando los archivos electrónicos asociados, lo que te da una visión completa del contenido.
El contador de archivos ahora muestra cuántos documentos hay por carpeta y el total del contenedor, ayudándote a controlar el volumen de información.
Y para ahorrar tiempo, puedes usar la opción “copiar estructura”, que replica jerarquías completas manteniendo todos los parámetros y configuraciones originales.
Actualización manual de metadatos
La versión 2.2.4 introduce una función que te permite editar al instante los metadatos de los documentos. Ya no necesitas esperar a que el sistema procese los cambios automáticamente.
Solo tienes que ir al menú Documento > Documento (DC010), seleccionar el archivo y hacer clic en “Abrir datos”. En la sección “Archivo electrónico”, busca el ítem y selecciona “Acciones > Actualizar metadatos”.
Antes de aplicar los cambios, el sistema te pedirá confirmación.
Requisitos para usar esta función:
- Tener activado el permiso para editar documentos aprobados (Configuración > Parámetros Generales DC035 > Pestaña Documento)
- Que el archivo no tenga firma digital definitiva
- Haber configurado previamente la exportación de metadatos en la categoría documental
- Usar formatos compatibles: Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx) o OpenDocument (.odt)
Ventajas:
- Control inmediato sobre los datos del documento
- Flexibilidad para hacer correcciones puntuales
- Flujo de trabajo más ágil
- Integridad de los registros garantizada
Edición de documentos y hojas de cálculo con Microsoft OneDrive
Puedes editar directamente archivos en formatos .doc, .xls, .ppt y .pps usando Microsoft OneDrive. El sistema convierte automáticamente los archivos a formatos modernos como .docx, manteniendo todo el contenido original.
Para usar esta función, necesitas tener activada la integración con OneDrive y configurar la opción de conversión a PDF en el sistema. Solo está disponible para los formatos mencionados.
Acceso rápido a aprobaciones de documentos
La experiencia de aprobación ha sido rediseñada para que sea más ágil. Toda la información relevante sobre validaciones está ahora centralizada en un único panel accesible desde el menú principal de documentos (DC010).
En la práctica, puedes:
- Seleccionar cualquier documento
- Acceder al panel de aprobaciones al instante
- Ver el historial completo
- Realizar nuevas validaciones
Ventajas de esta nueva interfaz:
- Navegación más sencilla
- Visibilidad total del estado de aprobaciones
- Decisiones más rápidas
- Menos pasos burocráticos
Descarga de archivos electrónicos con anotaciones
El sistema te permite descargar archivos digitales que incluyen todas las observaciones y comentarios añadidos. Al seleccionar la opción “Visualizar archivo con anotaciones”, se muestran todas las marcas realizadas y aparece un nuevo botón para “Exportar PDF con anotaciones”.
Esta funcionalidad garantiza que:
- Todas las observaciones queden visibles en el archivo exportado
- Compartir documentos anotados sea más eficiente
- El historial de cambios y comentarios se conserve
- La trazabilidad de las modificaciones esté completamente asegurada
Relleno automático de atributos en documentos desde SoftExpert Processo
Cuando eliges la opción “Crear documento homologado” dentro de una actividad de proceso en SoftExpert Suite, puedes definir cómo se completarán los campos del documento. Así, cada vez que se inicie el flujo de trabajo, el documento generado automáticamente tendrá sus datos rellenados durante la ejecución de la tarea correspondiente.
Nueva pantalla principal para los menús de Exportación de metadatos y Validez
La versión 2.2.4 de SoftExpert Suite presenta una interfaz principal renovada, con filtros mejorados y un nuevo sistema de listado que facilita la gestión de datos.
Ahora puedes:
- Añadir nuevos ítems manualmente
- Modificar registros uno a uno
- Actualizar estados
- Eliminar múltiples ítems de una sola vez
Estas mejoras están pensadas para optimizar tu flujo de trabajo y aumentar la productividad.
Pantallas rediseñadas:
Firma automática
- Certificado (DC058)
- Lista de firmantes (DC059)
Distribución de copias
- Modelo (DC064)
- Motivo (DC047)
Documento
- Exportación de metadatos (DC052)
- Marca de agua (DC045)
- Tabla de temporalidad (DC042)
- Validez (DC044)
Revisión
- Motivo (DC038)
Guía de envío
- Medio de envío (DC049)
Nuevo modelo de pantalla con IA
Recuerda que la funcionalidad “Pedir a la IA” solo está disponible en los menús Motivo (DC047), Motivo (DC038) y Medio de envío (DC049). Para usarla, necesitas tener la licencia del SoftExpert Copilot.
Evolución del historial de documentos
Para dar más claridad al proceso de registro y liberación de revisiones, se ha mejorado el historial para mostrar el origen del archivo y el método usado para aprobar su revisión.
Ahora puedes saber si el documento fue generado por:
- Importación desde hoja de cálculo
- Pantalla de seguimiento de importaciones (DI013)
- Integración vía web service
Y también cómo se liberó la revisión:
- Mediante el botón Liberar revisión
- A través de web service
Esto mejora la trazabilidad y transparencia de los registros, facilitando el análisis y la gestión.
Nuevas relaciones visibles en el documento
Para resolver la dificultad de encontrar registros asociados que impedían eliminar documentos, SoftExpert Document ahora centraliza las relaciones e incluye la sección “Dónde se usa” en la pestaña “Relaciones”.
Ahí puedes ver todas las conexiones del documento, incluyendo:
- Archivos modelo vinculados
- Widgets usados en portales
Esto te da más control y visibilidad sobre las dependencias, facilitando la gestión documental.
Una nueva era para la GED
SoftExpert Document va mucho más allá de la gestión documental tradicional: convierte flujos fragmentados en ecosistemas unificados. IA y diseño intuitivo se combinan para eliminar cuellos de botella históricos.
Cada funcionalidad —desde relaciones centralizadas hasta análisis predictivos— actúa como parte de un engranaje mayor que no solo resuelve deficiencias operativas, sino que transforma los documentos en activos dinámicos de inteligencia empresarial.
Esta reingeniería de la GED materializa el futuro que anticipamos al principio: una gobernanza documental que es a la vez escudo frente a riesgos, palanca para la innovación y motor de sostenibilidad. Todo esto allana el camino para decisiones ágiles en entornos empresariales complejos.
Conclusión
Migrar a sistemas modernos de Gestión Electrónica de Documentos ya no es opcional. Los métodos tradicionales perpetúan costes ocultos y vulnerabilidades.
La GED moderna es una solución estratégica que unifica datos, asegura el cumplimiento normativo y permite escalar tu negocio. Elimina barreras a la innovación y al trabajo remoto, alineándose con las exigencias de un mercado ágil.
SoftExpert Document ejemplifica esta evolución con funciones como IA predictiva, firma digital con D4Sign y gestión inteligente de contenedores. Su panel unificado de relaciones y metadatos actualizables en tiempo real optimizan los flujos de trabajo y la interoperabilidad.
Lee más: Liasa aumenta eficiencia en la gestión de documentos con solución SoftExpert
Para ver todos los cambios del SoftExpert Document en la versión 2.2.4, consulta las notas de la versión completas.
FAQ – Preguntas frecuentes sobre la Gestión Electrónica de Documentos (GED)
Porque depende de procesos manuales, almacenamiento físico y sistemas desconectados. Esto genera altos costes, problemas de seguridad y dificulta la escalabilidad, el trabajo remoto y el cumplimiento de normativas como la LGPD y el RGPD.
Utiliza IA y OCR para capturar, clasificar e indexar documentos automáticamente en repositorios en la nube. Combina metadatos, control de versiones, flujos automatizados e integración con sistemas como ERP o CRM.
Automatización con IA, paneles unificados de relaciones, firmas electrónicas con validez legal (D4Sign), gestión inteligente de contenedores, edición directa con OneDrive y actualización manual de metadatos.
Con reglas automáticas de retención, control de accesos, integración con blockchain, cifrado de backups y trazabilidad completa. Cumple con LGPD y RGPD.
El panel de relaciones, generación automática de descripciones con IA, gestión avanzada de contenedores, edición en tiempo real de metadatos y exportación de PDFs con anotaciones.
Elimina el papel, reduce costes físicos y optimiza el consumo energético. Su integración con IA, análisis predictivo y plataformas cloud convierte los documentos en base para decisiones estratégicas y automatización total.
