Uma política da qualidade é uma diretriz criada pelas empresas visando assegurar um padrão de qualidade aos produtos/serviços oferecidos por elas. Esse tipo de política é usado para orientar a melhoria contínua dos processos e a tomada de decisões que impactam diretamente os clientes.
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O que é Política da Qualidade
A política de qualidade está diretamente relacionada com a norma ISO 9001:2015, que traz um requisito bem específico para a formação dela. O item 5.2 da norma estabelece as obrigatoriedades que este documento deve ter. Isso inclui a sua estrutura, os papéis e as responsabilidades das pessoas envolvidas nela, além de definir como deve ser feita a comunicação da política dentro de uma organização.
Por isso, a política da qualidade é provavelmente o passo mais importante na implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) efetivo. Na prática, ela é uma declaração documentada e publicamente disponível indicando o comprometimento e as intenções da organização para assegurar a satisfação do cliente.
Sua política da qualidade deve incluir orientações gerais, intenções e objetivos da organização em relação à qualidade. Ela deve ser conectada ao propósito e contexto da organização, apoiar seu direcionamento estratégico, fornecer uma estrutura para o estabelecimento de objetivos da qualidade e incluir um compromisso com a melhoria contínua do SGQ.
Como estabelecer a política da qualidade?
A política de qualidade precisa apresentar o compromisso de atender a todos os requisitos próprios da companhia, assim como das demais partes interessadas a fim de melhorar continuamente os resultados de sua empresa.
Antes de elaborá-la, é importante verificar o contexto da organização, os processos determinados e definir a clareza em relação ao que a política da qualidade quer alcançar. Dessa forma, você pode ter certeza de que ela apoia o direcionamento estratégico da empresa.
O descritivo do documento precisa demonstrar o comprometimento da gestão, ser apropriada ao propósito da organização e fornecer um sistema de referência para se estabelecer objetivos.
É por meio da política da qualidade que todas as partes interessadas, como cliente, fornecedores, colaboradores, acionistas, dentre outros, terão ciência de como a empresa pensa e pratica qualidade no seu dia a dia.
Durante as auditorias da qualidade, essa política é frequentemente consultada e testada com a finalidade de assegurar que os objetivos, as metas e a própria análise crítica sejam consistentes com a declaração da política.
Portanto, é de extrema importância que o conteúdo da política seja claro e não contenha declarações rebuscadas e confusas que sejam difíceis de serem demonstradas, medidas ou alcançadas.
No momento da elaboração desse documento, é fundamental levar em consideração as estratégias e especificidades da sua empresa. A cópia de modelos e exemplos pré-prontos poderá não refletir os objetivos e o direcionamento estratégico da sua organização, ocasionando problemas para o seu sistema de gestão além de, certamente, acarretar não conformidades nas suas auditorias.
Em vez disso, você pode se basear em alguns passos que irão guiar a construção da sua política de qualidade na direção certa. Confira seis dicas para ajudar nesse processo:
- Entendimento do Contexto da Organização: Compreenda o ambiente interno e externo da sua empresa, incluindo as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.
- Envolvimento da Alta Direção: A alta direção deve estar comprometida e envolvida na criação da política da qualidade. É essencial que atuem na definição das intenções e direções da organização em relação à qualidade.
- Definição de Objetivos Claros: A política precisa fornecer uma estrutura para o estabelecimento de objetivos da qualidade que sejam mensuráveis e alinhados com a estratégia da companhia.
- Comunicação Eficaz: A política da qualidade deve ser comunicada a todos os níveis da organização para garantir que todos a entendam e estejam comprometidos com ela.
- Revisão e Melhoria Contínua: Essa documentação deve ser revisada periodicamente para garantir que continue relevante e eficaz, promovendo a melhoria contínua do SGQ.
- Documentação e Divulgação: Documente a política da qualidade e assegure que ela esteja disponível para todas as partes interessadas, tanto internas quanto externas, de forma fácil e segura.
Esses passos ajudam a garantir que a política da qualidade seja um guia efetivo para a organização, promovendo a excelência e a satisfação do cliente ao mesmo tempo em que leva em consideração as especificidades do seu negócio.
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Política da qualidade e a melhoria contínua
A política deve ser definida de forma a objetivar a melhoria contínua. Ou seja, a organização precisa revisá-la sempre que necessário para garantir que quaisquer mudanças no contexto, partes interessadas ou em seus requisitos sejam refletidas nela.
Política da qualidade e a alta direção
A alta direção é responsável por estabelecer, implementar e manter a política da qualidade da empresa. Além disso, esse(s) encarregado(s) deve(m) assegurar que as responsabilidades e autoridades para papéis pertinentes sejam atribuídas, comunicadas e entendidas na organização.
Ou seja, a alta direção deve estar totalmente envolvida em todas as etapas da política: criação, revisões e divulgações. É comum, embora não obrigatório, que uma organização demonstre o comprometimento de sua gestão por meio da assinatura da aprovação da política pela alta direção.
Como divulgar a política da qualidade na empresa
Todos os funcionários precisam estar cientes da política de qualidade e a organização precisa assegurar que os requisitos contidos nela são compreendidos, implementados e mantidos.
A forma pela qual a política é tornada pública pode variar de empresa para empresa. Abaixo, veja alguns exemplos de formas de divulgação e conscientização da política pelas companhias:
- Banners no espaço físico do estabelecimento;
- Descrição nos crachás dos colaboradores;
- Descrição no papel de parede dos celulares e computadores da empresa;
- Cópias controladas distribuídas nos locais mais frequentados pelos colaboradores;
- Descrição no website da empresa.
Além disso, é importante promover treinamentos contínuos explicando para todos os níveis da organização como cada requisito da política é medido e controlado dentro de sua empresa. Outra estratégia é realizar avaliações esporádicas de como esse conhecimento está semeado entre os colaboradores.
Uma dica valiosa: não foque somente nos operadores de produção, pois muitas vezes são os funcionários administrativos que não assimilam com clareza a política — portanto, não conseguem explicá-la para um auditor, por exemplo.
Lembre-se também que a comunicação também deve ser feita para todos que trabalham para/ou em nome de sua organização. Isso inclui subcontratados, equipe temporária e trabalhadores distantes. Todos precisam estar cientes de suas funções e responsabilidades perante a política.
Conclusão
A política da qualidade é um elemento fundamental para qualquer organização que busca excelência e satisfação do cliente. Ela não apenas define os padrões e expectativas internas, mas também comunica o compromisso da empresa com a qualidade a todas as partes interessadas.
Implementar uma política de qualidade eficaz requer o envolvimento da alta direção, a definição de objetivos claros e mensuráveis, e uma comunicação eficaz em todos os níveis da organização. Além disso, são necessárias a revisão periódica e a melhoria contínua para que a política permaneça relevante e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.
Ao adotar uma política de qualidade robusta, as empresas podem criar uma cultura de aprimoramento e inovação, o que é essencial para se manter competitiva no mercado. Esse cuidado serve como um guia para todas as decisões e ações relacionadas à qualidade, promovendo uma abordagem proativa.
Com um compromisso firme com a qualidade, as organizações podem não apenas atender, mas superar as expectativas dos clientes. Assim, você consegue fortalecer sua reputação e garantir um crescimento sustentável a longo prazo.
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