La metodología 5s es una técnica para la organización del espacio de trabajo en busca de mayor eficiencia y efectividad. Para ello, el método propone identificar los elementos más usados para separarlos de los menos importantes, clasificándolos de una manera que optimice la productividad.
El objetivo principal de la metodología 5s es mantener el ambiente de trabajo limpio, organizado, seguro y bien ordenado. Además de los beneficios para el rendimiento, la técnica también promete una reducción de los desperdicios. Todo esto contribuye a la creación de un ambiente de trabajo de buena calidad, tanto desde el punto de vista físico como mental.
Los principios de la 5s fueron desarrollados en Japón en los años 70 y se basan en cinco palabras del vocabulario japonés:
- Seiri (Sentido de utilización)
- Seiton (Sentido de organización)
- Seisou (Sentido de limpieza)
- Seiketsu (Sentido de estandarización)
- Shitsuke (Sentido de autodisciplina)
En este artículo, exploraremos el significado de cada uno de estos elementos. También hablaremos sobre la historia de la metodología 5s, mostraremos las ventajas de utilizarla y explicaremos cómo implementarla en su entorno de trabajo. ¿Vamos allá?
Historia de la metodología 5s
Como mencionamos, el programa 5S tuvo su inicio en la década de 1970 con la Toyota Motor Company en Japón. Los líderes de la época buscaban reducir los desperdicios y las ineficiencias de la fabricación.
Así, el 5S fue identificado como uno de los diferentes sistemas que permitiría la fabricación ‘Just in Time‘. Se establecieron los cinco pilares para el concepto de lugar de trabajo visual. Con el tiempo, esta idea se popularizó en la metodología 5S tal como la conocemos hoy.
El objetivo del programa 5S era mejorar el lugar de trabajo, estandarizando procesos para aumentar la eficiencia, la satisfacción de los empleados y la productividad de la organización. Desde el principio, el programa buscaba crear una cultura de disciplina para identificar problemas y generar oportunidades de mejora.
Cómo Funciona la Metodología 5S
La metodología 5s es cíclica, comenzando con la utilización y terminando con la estandarización. El orden a seguir es el siguiente: utilizar, organizar, limpiar y estandarizar.
Durante todo el proceso, es necesario mantener el sentido de autodisciplina. Todo esto permite que la técnica resulte en una mejora continua para su organización.
La parte de Seiri (sentido de utilización) se centra en la eliminación de elementos innecesarios de su lugar de trabajo. Para ello, es necesario retirar de su entorno profesional cualquier elemento que no se use en sus operaciones actuales.
En la fase de Seiton (sentido de organización), su equipo mantiene los elementos necesarios en el lugar correcto, para que sean fácilmente recuperables. El Seisou (sentido de limpieza) entra en acción una vez que la mayor parte del desorden haya sido eliminado. Este es el momento de realizar una limpieza completa de su área de trabajo.
Una vez implementadas las tres primeras etapas, es el momento de estandarizar estas mejores prácticas en el área de trabajo. Finalmente, es importante mantener la filosofía de Shitsuke (sentido de autodisciplina) durante toda la ejecución de la metodología. Sin el mantenimiento de este ciclo de mejora continua, los cambios de los otros pilares no durarán mucho.
Ventajas de usar el 5S
Aunque fue desarrollada para el mercado automotriz, la metodología 5S es ampliamente utilizada en diversas industrias. Esto se debe a su flexibilidad, su bajo costo de inversión y el gran impacto que tiene en las organizaciones donde se implementa.
Conozca todas las ventajas de implementar el 5S en su empresa:
- Mayor productividad. Al hacer que su entorno de trabajo sea más organizado y eficiente, mejora la moral y la productividad de sus empleados.
- Mejor seguridad. La etapa de Seiri reduce el riesgo de accidentes como tropiezos y caídas, mientras que Seiton minimiza la posibilidad de lesiones causadas por herramientas mal almacenadas.
- Aumento en la calidad de sus productos. Con la fase de estandarización, puede reducir la variabilidad en la producción, llevando a una producción más consistente y de mayor calidad.
- Reducción de costos. Su empresa puede reducir los gastos de almacenamiento y mantener niveles ideales de inventario. La metodología también aumenta la durabilidad de sus equipos y reduce los gastos en reparaciones.
- Mejora del ambiente de trabajo. No solo deja su entorno más organizado y limpio, sino que también limita cuánto necesitan caminar sus empleados para realizar sus funciones.
Además de todo lo mencionado, la metodología 5S coloca a su organización en el camino correcto para implementar la mejora continua. Como la cereza del pastel, la técnica también aumenta la confianza de los stakeholders en su compañía al ofrecer mayor transparencia, compromiso y satisfacción de los clientes a largo plazo.
Cómo implementar la metodología 5s en su organización
Ya entendemos el origen y el objetivo de la técnica. Todo el equipo está entrenado y la alta dirección comprometida. Entonces, ¿cómo empezar el programa? A continuación, con la explicación de cada uno de los 5 Sentidos, detallaremos los pasos que puede seguir su organización para comenzar a implementar esta herramienta.
1. Seiri (Sentido de utilización)
Este primer paso se encarga de separar lo que usa de lo que no usa. Lo que no usa puede estorbar y ocupar espacio. Y, claro, el espacio es dinero, sin importar cuál sea su organización.
Comience de una manera sencilla: pregunte cómo está el área de trabajo de su computadora. ¿Está bien organizada y solo con los documentos y programas que utiliza con frecuencia o está llena de elementos que ya no se usan?
Yendo más allá, veamos su entorno de trabajo. Desarrolle criterios para desechar elementos innecesarios y, junto con sus colegas, identifique elementos usados y no usados en el día a día.
Un consejo: siempre tome fotos de cómo estaba su área de trabajo antes de hacer cambios. ¡La reacción de las personas al observar el antes y el después es fantástica!
Enumere un lugar para desechar, donar o incluso vender los elementos en desuso en su empresa. Defina un día D en el que toda la empresa se movilice para realizar la iniciativa.
2. Seiton (Sentido de organización)
Observe los elementos que fueron seleccionados como necesarios para separarlos y organizarlos. Decida dónde colocar cada cosa, siempre teniendo en cuenta el flujo de su trabajo.
Si el elemento se utiliza con mucha frecuencia, colóquelo cerca de usted o de su lugar de uso. Si se utiliza con un poco menos de frecuencia, guárdelo en un armario, por ejemplo.
Aun así, es importante que esté cerca de usted y que la consulta pueda hacerse de manera rápida. Un ejemplo de un elemento de este tipo sería un documento que consulta una vez a la semana.
Elementos que utiliza con una periodicidad aún mayor pueden guardarse en armarios o en lugares más distantes, sin necesidad de un acceso inmediato y rápido.
Es posible usar la metodología de los 5 porqués para ayudar a decidir el lugar donde pertenece cada elemento.
3. Seiso (Sentido de limpieza)
Ha llegado el momento de la limpieza. Un entorno sucio impide que encuentre oportunidades de mejora. Por lo tanto, asegúrese de que su entorno de trabajo esté limpio y sea posible encontrar anomalías.
Adopte la limpieza como una actividad diaria y parte de la inspección. Limpie su lugar de trabajo antes de iniciar su turno y antes de finalizarlo.
4. Seiketsu (Sentido de estandarización)
Esta etapa se encarga de la creación de controles visuales y directrices para mantener el lugar de trabajo organizado, ordenado y limpio. Antes de iniciar esta fase, asegúrese de que todos los pasos anteriores se hayan realizado correctamente.
Cree procedimientos y formularios para evaluar regularmente el estado de los tres primeros S’s.
Generalmente, se asigna a cada empleado alguna función específica que contribuya a la limpieza del entorno. Se definen rutinas programadas con periodicidades semanales, quincenales o mensuales. Los supervisores son responsables de verificar si las tareas se están llevando a cabo realmente.
5. Shitsuke (Sentido de autodisciplina)
Esta etapa implica la disciplina para garantizar que todos los colaboradores sigan los estándares del programa 5S. Deben practicar los primeros cuatro Sentidos de forma espontánea y voluntaria, básicamente como un modo de vida. De esta manera, el 5S se convierte en una herramienta integral de la cultura de la organización.
Cada uno de los sentidos debe tener una auditoría asociada para verificar si cada uno de los puntos implementados se está manteniendo.
Conclusión
La implementación de la metodología 5S puede transformar significativamente el entorno de trabajo, promoviendo mayor organización, limpieza, seguridad y eficiencia.
Adoptar esta técnica no es solo una cuestión de mejorar la apariencia física del lugar de trabajo, sino de crear una cultura de disciplina y mejora continua que beneficie a todos los niveles de la organización.
Al seguir los cinco sentidos — Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu y Shitsuke — su empresa dará pasos importantes hacia un entorno de trabajo más productivo y agradable.
Los beneficios van más allá de la productividad y la reducción de desperdicios: incluyen la mejora en la calidad de los productos, la seguridad de los empleados y la satisfacción de los stakeholders.
Con una implementación cuidadosa y el mantenimiento de los principios del 5S, su empresa podrá experimentar una verdadera transformación, estableciendo una base sólida para la innovación y el crecimiento continuo.
Por lo tanto, si busca una manera de optimizar procesos, involucrar a los empleados y alcanzar la excelencia operativa, la metodología 5S es una herramienta poderosa que puede hacer toda la diferencia. Invierta tiempo y recursos en su aplicación y coseche los frutos de un entorno de trabajo más eficiente y armonioso.
