La gestión de recursos es la práctica de planificar, programar y asignar lo que se necesita para cumplir un proyecto o programa. Estos elementos pueden ser personas, dinero o tecnologías sin los cuales una determinada iniciativa no avanzará.
Una buena gestión de recursos garantizará que las herramientas adecuadas estén disponibles cuando sean necesarias para que los empleados se desempeñen de manera óptima. Si se hace correctamente, le permite asignar recursos para lograr el mayor valor organizacional posible.
Los recursos son elementos esenciales para que su organización logre sus objetivos. Sin ellos no es posible completar tus tareas y proyectos, ni analizar qué herramientas serán necesarias para llevar a cabo estas acciones.
En este artículo te explicaremos la importancia de una buena gestión de los recursos, además de darte consejos para mejorar esta gestión dentro de tu empresa. ¿Vamos?
Beneficios de un plan de gestión de recursos
Una correcta gestión de los recursos ofrece a tu organización la estabilidad que necesita para aprovechar al máximo su potencial. Debes monitorear qué recursos se están aplicando en tus operaciones diarias para evitar usarlos en exceso o infrautilizados.
Como resultado de lograr este equilibrio, su empresa tendrá mayor control, rentabilidad y eficiencia en su operación. Otros beneficios de tener un buen plan de gestión de recursos incluyen:
- Relaciones más armoniosas entre equipos y departamentos
- Es más fácil encontrar problemas antes de que ocurran (o evitarlos por completo)
- Mayor agilidad, con una capacidad ampliada para cambiar de dirección rápidamente en caso de cambios inesperados
- Uso eficiente de los empleados, las finanzas, la tecnología y el espacio físico.
Por otro lado, la falta de un buen plan de gestión de recursos puede resultar costosa. Según una investigación realizada por el Project Management Institute, el 21% de los proyectos fracasan debido a recursos limitados o sobrecargados.
Estos son los principales puntos negativos provocados por la falta de una correcta gestión de los recursos:
- Equipos que están sobrecargados con cargas de trabajo mayores y necesitan trabajar más horas de lo normal para lograr sus objetivos
- Flujos de trabajo interrumpidos y aparición de tensiones financieras que pueden provocar graves problemas financieros
- Los equipos, los individuos y la organización pueden enfrentar complicaciones y contratiempos en varios frentes de su operación
- Caída en el rendimiento del equipo, departamento o incluso de la empresa en su conjunto.
Cómo mejorar la gestión de recursos del proyecto
Gestionar bien los recursos es crucial para el éxito de los proyectos. Las iniciativas sin los recursos necesarios en el momento adecuado tienen muchas posibilidades de enfrentar problemas de plazos, calidad y presupuesto.
En esta sección, veremos los seis procesos esenciales para garantizar que su proyecto tenga las herramientas que necesita en el momento y lugar adecuados.
1. Planificar la gestión de recursos
Es fundamental definir cómo estimar, adquirir, gestionar y utilizar los recursos físicos y del equipo. El Plan de Gestión de Recursos debe especificar quién contratará o asignará las personas necesarias y quién autorizará las compras o el alquiler de equipos y espacios.
Este proceso debe garantizar recursos suficientes durante toda la ejecución del proyecto, considerando posibles escasez o competencia con otros proyectos.
PMBOK, una guía del Project Management Institute (PMI), recomienda crear un Término de Nombramiento de Equipo en esta etapa. Este documento debe incluir valores del equipo, pautas de comunicación, criterios y procesos para la toma de decisiones, resolución de conflictos, pautas para reuniones y acuerdos de equipo.
2. Estimar los recursos de la actividad
En este paso, identificará qué recursos se necesitarán para cada actividad y en qué cantidad. Especificar el tipo, cantidad y características de los recursos humanos, materiales, equipos y suministros necesarios para el proyecto.
Esto es algo que se puede hacer periódicamente durante todo el proyecto según sea necesario. Para realizar esta tarea es fundamental que esté disponible la lista de actividades y sus atributos.
En otras palabras, la WBS (Project Breakdown Structure) debe estar lista, lo que facilita la comprensión del proyecto y la determinación de sus necesidades. Utilizar una herramienta de gestión de proyectos como SoftExpert Projeto hace que consultar la EDT y realizar estimaciones sea más fácil y preciso.
Al realizar estimaciones, es importante considerar los factores ambientales de la empresa, la ubicación y disponibilidad de recursos, las habilidades del equipo, la cultura organizacional, los datos de estimaciones previas y las condiciones del mercado.
3. Adquirir los recursos necesarios
Obtener miembros del equipo, instalaciones, equipos, materiales, suministros y otros recursos necesarios para el proyecto. Quienes ya pertenecen a la empresa o al equipo de recursos humanos conforman el grupo de recursos internos.
Es crucial negociar y programar con las áreas involucradas para evitar conflictos. Es posible que el director del proyecto no tenga control directo sobre los recursos, ni siquiera los internos. Lo que no esté disponible en la organización debe pasar por la identificación de proveedores, fijación de precios y formalización de contratos (o adquisición definitiva).
Para una ejecución exitosa de la adquisición de recursos, es esencial tener información sobre los recursos existentes. Esto incluye disponibilidad, niveles de habilidad y experiencia.
Utilizar una herramienta integrada como SoftExpert Competência facilita la selección precisa de los recursos humanos. También es necesario considerar la estructura organizativa y la ubicación geográfica. Dependiendo de la actividad, puede ser necesario formar equipos virtuales.
4. Desarrollar el equipo
La gestión de recursos incluye evaluar las deficiencias de habilidades en el equipo y trabajar para eliminarlas. La subcontratación puede satisfacer necesidades específicas, pero es importante considerar las demandas futuras y la aplicabilidad a proyectos simultáneos.
No se centre sólo en los objetivos del proyecto. Los equipos con habilidades desarrolladas y empleados motivados tienden a tener tasas de rotación más bajas. Esto preserva el conocimiento y la experiencia acumulados.
5. Gestiona el equipo
El director del proyecto debe mantener al equipo motivado en un entorno colaborativo e inspirador. Monitorear constantemente el desarrollo del equipo, brindar retroalimentación y realizar cambios para optimizar el desempeño.
La resolución de conflictos requiere una atención especial, ya que puede afectar el entorno y el clima del equipo. Celebrar y premiar los buenos resultados o logros a lo largo del proyecto.
El bajo rendimiento necesita más ayuda. Proponer desafíos a los miembros con buen desempeño para mantenerlos motivados y servir de ejemplo.
6. Controlar los recursos
Los recursos necesarios para el proyecto deben estar disponibles en el momento, cantidad y lugar adecuados. Deben liberarse tan pronto como dejen de utilizarse.
El control de recursos debe ocurrir durante todo el ciclo de vida del proyecto, asegurando que la práctica corresponda al plan. Si existen discrepancias en el uso de herramientas, se deben tomar acciones correctivas rápidamente para evitar impactos en el progreso del proyecto. Los informes generados por soluciones como SoftExpert Projeto ayudan significativamente en el control y gestión de los recursos.
Conclusión
La eficiencia en la gestión de recursos es esencial para el éxito de cualquier proyecto u organización. Una adecuada gestión de los recursos no sólo optimiza el uso del capital, el tiempo y las personas, sino que también promueve una operación más ágil y adaptable.
Las empresas que invierten en implementar una gestión de recursos bien estructurada garantizan un mayor control sobre sus operaciones y, en consecuencia, mejores resultados. Aplicando las estrategias comentadas, tu empresa podrá identificar brechas, ajustar la asignación de recursos según las necesidades y, sobre todo, crear una cultura organizacional que valore la planificación y la prevención de imprevistos.
En definitiva, la gestión de recursos es una parte fundamental para sostener el crecimiento sostenible de la empresa y asegurar su competitividad en el mercado. El éxito está en tus manos: invierte en herramientas, procesos y cualificación del equipo para que todos los recursos estén siempre al servicio de los mejores resultados posibles.
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