Mucho se escucha hablar sobre PMBOK, pero para quien no es iniciado en el mundo de gestión de proyectos esta sigla puede ser un poco oscura. En este artículo vamos a hablar sobre este conjunto de mejores prácticas de mercado para la gestión de proyectos publicado por el Project Management Institute (PMI) y dejar las cosas más claras.
Vamos a comenzar esclareciendo lo que es PMBOK.
Guía sí, metodología no
Aun siendo bastante difundido y aceptado mundialmente, el Project Management Body of Knowledge (PMBOK) no es una metodología ya que no provee medios para abordar diferentes tipos de proyectos en diversas áreas. Por ejemplo, administrar un proyecto para abrir una nueva tienda de una red de venta minorista es muy diferente de un proyecto para desarrollar un sistema de frenos para un auto. A pesar de eso, ellos tienen cosas en común como lista de tareas, uso de recursos, un plan de comunicación, etc. Por eso PMBOK provee las mejores prácticas que son comunes a cualquier proyecto, pero no entra en las especificidades sobre cómo administrar cada uno de ellos. O sea, provee una visión general aplicable a cualquier tipo de proyecto, sin entrar en el universo estricto de cada organización o ramo de negocio.
Cómo surgió PMBOK
Desde la década de 1980 el PMI tenía la necesidad de una documentación estructurada que apoyase la función de gestión de proyectos. Así pasó a realizar una extensa consulta y revisión de documentos que contenían las mejores prácticas en uso por los profesionales que administraban proyectos de los más diferentes tipos. La compilación de estas prácticas dio origen a la primera edición de PMBOK en 1996.
Como todo documento con carácter normativo, PMBOK también pasa por evoluciones y a cada período de cuatro o cinco años es publicada una nueva edición. Actualmente está en su 6ª edición, publicada por el PMI el 06 de setiembre de 2017.
Cómo PMBOK está organizado
Como es de imaginarse, PMBOK es un documento extenso. Para facilitar el entendimiento y la búsqueda por los procesos de que se está necesitando, el mismo está organizado en diez áreas de conocimiento:
Gestión de integración
Capacidad de juntar todas las entradas de información para administrar el proyecto como un todo y no en partes.
Gestión de alcance
La gestión del alcance es una de las tareas más importantes del gerente de proyectos. El alcance define lo que deberá ser entregado al final del proyecto y lo que será retirado.
Gestión del cronograma
Abarca la comprensión del compromiso de tiempo de cada recurso con las tareas del proyecto y la proyección del cronograma del proyecto.
Gestión de costos
La gestión del presupuesto es fundamental para cualquier proyecto. Puede ser necesario que haya un presupuesto asociado a cada tarea. Prever con precisión el presupuesto general es una habilidad que el gerente de proyecto debe tener.
Gestión de calidad
Para que las expectativas sean atendidas, el control de calidad debe ser realizado en cada actividad del proyecto.
Gestión de recursos
La gestión de recursos es una de las principales funciones de la gestión de proyectos. Y entre ellos se destaca la gestión de personas. Los buenos gerentes de proyecto deben ser capaces de formar equipos con las habilidades necesarias. Aquellas que el equipo no posee él debe contribuir para que desarrollen. Los gerentes de proyecto también deben tratar de mantener el equipo cohesivo y participativo y celebrar las conquistas.
Gestión de comunicación
Existen estimativas de que por lo menos 80% del trabajo de un gerente de proyectos esté relacionado a la comunicación. Él es responsable por mantener a todas las partes interesadas informadas sobre el progreso del proyecto. Los posibles obstáculos que perjudican la marcha del proyecto también precisan ser informados.
Gestión de riesgos
Los gerentes de proyecto deben tener habilidades para evaluar y monitorizar los riesgos durante toda la vida del proyecto.
Gestión de adquisiciones
Los gerentes de proyectos deben fomentar siempre que sea posible la adquisición de recursos que agreguen valor y minimicen el desperdicio.
Gestión de partes interesadas
El gerente de proyectos debe tener en mente quiénes son las personas impactadas por el proyecto. Él debe hacer con que las necesidades sean el enfoque en la conducción del proyecto.
Por qué usar PMBOK
Utilizándose un conjunto de prácticas ya comprobadas y difundidas se consigue, por ejemplo, administrar mejor los proyectos que abarquen a más de una empresa. También es posible dar continuidad al proyecto con otro gerente, si fuera necesario, entre otras ventajas que la estandarización puede traer. De la misma forma, la aplicación de PMBOK en los proyectos de diferentes áreas de la compañía favorece la fluidez en la comunicación y lleva al consiguiente aumento de productividad.
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