La transformación digital y la constante innovación del mercado han hecho que las empresas comprendan que el cambio organizativo es inevitable para quien quiere crecer. En este exigente contexto, las organizaciones no solo deben ser capaces de cambiar, sino también aprender a vivir en un proceso permanente de adaptación. Las organizaciones que se resisten al cambio están condenadas al fracaso, al igual que las organizaciones que no saben cómo llevar a cabo la gestión del cambio de manera efectiva a menudo no prosperan.

Por lo tanto, si su organización necesita implementar cambios, ¿cómo puede superar los obstáculos y tener éxito? El punto de partida es comprender por qué fracasan la mayoría de los procesos de gestión de cambios. Veamos algunas de las principales razones por las que fracasan los esfuerzos de gestión del cambio:

1 . Planificación inadecuada

A menudo, las organizaciones están tan enfocadas en implementar los cambios que saltan directamente a la fase de ejecución sin llevar a cabo la planificación previa necesaria. Eso es lo que termina llevando todo el trabajo al fracaso desde el principio. Sin una planificación bien diseñada, el resultado probable será un eventual fracaso posterior.

El éxito de la gestión del cambio comienza con una estrategia sólida. Necesita saber por qué desea cambiar, qué resultado espera, quién se verá afectado y cómo pretende lograrlo. Para que la planificación del cambio sea eficaz es necesario identificar todas las condiciones y actividades que deben darse por adelantado para que el proyecto sea exitoso.

2 . Mala comunicación

La forma de comunicar el cambio es tan importante como su plan de aplicación. Las fallas de comunicación son la fuente de muchos problemas. La ansiedad y la resistencia aumentan inevitablemente cuando las personas no entienden por qué es necesario el cambio.

La mayoría de las grandes transformaciones se justifican desde el punto de vista del rendimiento, sin embargo, la justificación debe ser clara y atractiva para todas las partes interesadas. Hay que ayudar a los involucrados a comprender por qué hay que hacer el cambio y cómo les va a afectar, dado que las personas quieren y necesitan comprender el impacto en ellos.

Al implementar cualquier nuevo proceso o tecnología, hay que identificar a todos los empleados que se verán afectados. Después de evaluar los impactos, es necesario desarrollar un plan de comunicación específico. Los empleados deben sentir que tienen las herramientas y el conocimiento que necesitan para adoptar la transformación con confianza.

3 . Falta de alineación en la gestión del cambio

El cambio no puede producirse y realmente no se produce, a menos que todas las partes interesadas estén de acuerdo con la razón por la que se produce en primer lugar.

Debe haber un acuerdo fundamental sobre la necesidad del cambio con todos los involucrados en la aplicación, ya que sin una visión unificada, los planes pueden perderse fácilmente.

Si todos están alineados en torno a los objetivos, es más probable que estén alineados en una construcción efectiva del plan de gestión del cambio.

En otras palabras, cuando su equipo esté de acuerdo con el alcance, el tamaño y la importancia de un proyecto, sus esfuerzos de gestión del cambio darán resultados medibles. Sin esta base, el proceso está condenado al fracaso incluso antes de empezar.

4. Falta de Recursos

La falta de recursos es una de las razones más comunes del fracaso del cambio organizativo en la mayoría de las organizaciones. El proceso de cambio debe aplicarse, luego probarse, mejorarse y perfeccionarse. Si no se planifican adecuadamente los recursos necesarios, y principalmente medir y proporciona recursos para las etapas finales del cambio, no logrará todos los resultados deseados.

5. Apoyo inadecuado del liderazgo

El hecho es que es más difícil que el cambio organizativo tenga éxito sin el apoyo del liderazgo. Los líderes deben ser proactivos y apoyar constantemente al equipo a medida que diseñan y aplican los cambios. Deben comunicar claramente los beneficios a las partes interesadas, y escuchar y responder a sus inquietudes.

6. Subestimar el alcance de la aplicación

Si bien un programa de gestión del cambio bien desarrollado puede traer transformación en un corto período de tiempo, rara vez, o nunca, sucede de la noche a la mañana. En la mayoría de los grandes proyectos, el éxito a menudo requiere más recursos y tiempo de lo previsto y planificado en un principio, y pueden ocurrir muchos cambios debido a una subestimación del alcance, insuficiencia de recursos o de tiempo.

Parte del desarrollo de un programa exitoso de gestión del cambio consiste en comprender este alcance y cronograma de aplicación y comunicarlo de manera efectiva. Si tiene una buena idea del alcance de las acciones a realizar, tendrá una definición más precisa de cuánto tiempo llevará llevarlas a cabo.

Antes de tomar medidas para la aplicación, considere el proceso de principio a fin. ¿Qué se necesita para llevar a cabo el cambio organizativo que desea lograr? Planifique los recursos con antelación. Describa los recursos que necesita y cuánto tiempo llevará. Al definir el alcance de su trabajo futuro, le resultará más fácil ejecutar y obtener apoyo de su equipo.

7. Partes interesadas desatendidas

El éxito de la gestión del cambio requiere una fuerte aportación de las partes interesadas, sin embargo, si no se determina adecuadamente quiénes son las verdaderas partes interesadas y qué deberán lograr para implementar el proyecto, los esfuerzos de gestión del cambio se perderán.

En las etapas iniciales de sus planes, debe tener en cuenta a todas las personas a las que afectará el proyecto. Solicite la opinión de todas las partes interesadas involucradas, y proporcione siempre hojas de ruta o cronogramas con mucha comunicación. Estos esfuerzos harán que las partes interesadas se apropien del éxito del plan y que el proceso de cambio sea más visible.

8. Desalineación Cultural

A veces, el cambio no fracasa por falta de apoyo o estrategia. Solamente que no ganó tracción porque simplemente no encajaba en la cultura de la empresa. Antes de comenzar un proyecto de cambio organizativo, asegúrese que se ajusta con las características culturales de su organización. De lo contrario, tiene dos opciones: replantear su proyecto o cambiar su cultura organizativa.

9. Resistencia activa

Las personas a menudo se sienten más cómodas haciendo las cosas de una manera determinada porque “siempre lo han hecho de esta manera”. Desafortunadamente, muchos programas de gestión del cambio son víctimas de la “resistencia activa”.

Superar la resistencia de algunas personas al cambio no es fácil. Sin embargo, hay pasos para abordar y superar las fuentes de resistencia más comunes. Asegúrese de dar prioridad a las acciones que generen confianza, ayuden a superar los fracasos pasados y establezcan expectativas. Convierta la resistencia en planes de acción y las objeciones específicas en objetivos para construir apoyo para el cambio.

10. Falta de herramientas

Sin un proceso de cambio bien documentado, los elementos esenciales de su plan pueden malinterpretarse o perderse fácilmente. Por lo tanto, un programa que comienza con el pie derecho puede salir mal rápidamente sin el apoyo de una herramienta.

La aplicación de nuevas herramientas digitales puede hacer que el cambio sea más significativo y duradero para quien lo experimenta y para quienes lo aplican, permitiendo la transparencia, la colaboración y la comunicación esenciales para el éxito.

11. No fundamentar los cambios en la cultura de la organización

El último y más difícil obstáculo para implantar un cambio duradero es la integración del cambio en la cultura de la organización. Incluso con la comunicación, el liderazgo y la visión, los esfuerzos pueden fracasar a menos que se vean como normas y hábitos organizativos.

A medida que el cambio surte efecto, debe demostrar a los empleados y otras partes interesadas que todo el esfuerzo está teniendo un impacto positivo. La comunicación frecuente que resalta los avances en la aplicación y las celebraciones en torno al cumplimiento de los objetivos pueden ayudar a reforzar la efectividad de los esfuerzos de cambio y mantenerlos en la mente de los empleados. Recuerde a las partes interesadas los costos de no cambiar y centrarse conscientemente en celebrar los resultados logrados.

Conclusión

Como hemos visto en este artículo, dominar el proceso de gestión del cambio es uno de los problemas más difíciles para cualquier organización, y evitar estas trampas aumentará en gran medida sus posibilidades de éxito.

Si alguna de estas trampas se interpone en el camino de la innovación y la gestión del cambio en su organización, la planificación completa, las herramientas necesarias y la comunicación frecuente lo ayudarán a implementar y mantener el éxito de la gestión del cambio en su organización; y SoftExpert puede ayudarle en este camino con la centralización y visibilidad de todo el proceso en un solo lugar.

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Daiane Loeffler

Autor

Daiane Loeffler

Daiane Loeffler es Analista de Negocios de SoftExpert. Ingeniera Química, egresada de UNISOCIESC, especialista en Ingeniería de Procesos de Sustentare Business School y especialista en Ingeniería Farmacéutica del Instituto Racine. Tiene experiencia en el área de Procesos y Sistema de Calidad, con conocimientos en Buenas Prácticas de Manufactura, Gestión de Riesgos, Auditorías, Análisis de Causa Raíz, CAPA, FMEA, PPAP, APQP y Six Sigma.

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