La gestión de procesos reúne varios métodos utilizados para analizar, mejorar y automatizar los procesos de negocio. El objetivo de estas acciones es que la organización alcance sus objetivos estratégicos a largo plazo, asegurando que se mantenga en el camino correcto.
Esta modalidad se centra en los resultados de los procedimientos, más que en las tareas en sí. Determina que los equipos y las organizaciones deben buscar constantemente formas de volverse más eficientes y eficaces mejorando sus procesos.
Los principales objetivos de la gestión de procesos suelen incluir:
- Estandarizar procesos para facilitar la capacitación y la gestión de la calidad
- Investigar nuevas tecnologías
- Alinear los procedimientos con la visión y los valores de la empresa
- Realizar análisis de riesgos para mitigar vulnerabilidades
- Monitorear las métricas del proceso para medir la eficiencia
- Automatiza tareas repetitivas o simples
Lea nuestro artículo para conocer más sobre qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BPM), la importancia de la gestión de procesos y cómo utilizar este marco para resolver los problemas de su empresa.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio?
Business Process Management (BPM) es una versión estructurada y más completa de la gestión de procesos, pero que tiene los mismos objetivos y técnicas. BPM determina que se debe observar todo el proceso de principio a fin, diferenciándolo de la simple gestión de tareas.
Otro punto al que hay que prestar atención es que la Gestión de Procesos de Negocio se centra específicamente en procesos que se pueden repetir. Las organizaciones pueden utilizar el método para rediseñar continuamente sus procedimientos en busca de una mayor eficiencia y menores gastos.
Este no es exactamente un concepto nuevo, ya que técnicas como Six Sigma y Lean Manufacturing son ejemplos de metodologías BPM. En otras palabras, su empresa puede incorporar análisis de datos avanzados, monitoreo de actividades y evaluaciones de gerentes para crear una suite de gestión de procesos. A través de él, podrás coordinar empleados, sistemas e información para lograr tus objetivos.
Hay tres tipos principales de BPM:
- BPM centrado en la integración. Se centra en procesos que no requieren gran implicación humana. Dependen de API o mecanismos que integran datos en diferentes sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
- BPM centrado en el ser humano. Se centra en procedimientos que requieren participación humana, generalmente en forma de aprobación. Permite a los equipos asignar tareas a empleados de diferentes roles, facilitando la definición de los responsables.
- BPM centrado en documentos. Se trata de un documento específico, como un contrato. Pensemos en el caso de una empresa que compra un producto de servicio: esta transacción necesita pasar por diferentes formas y rondas de aprobación antes de llegar a un acuerdo.
Importancia de la gestión de procesos
Toda organización necesita procesos para funcionar. Esto aplica ya sea algo simple como comprar la misma materia prima de siempre o algo complejo como desarrollar un nuevo producto que debutará en el mercado.
Sin un sistema eficiente para gestionarlos, tu negocio podría acabar sufriendo una pérdida de eficiencia e incluso una caída de los beneficios. Es la gestión de procesos la que permite que todas sus operaciones sigan funcionando al ritmo deseado.
Una implementación sistemática de sus procedimientos corporativos garantizará que sus empleados dediquen menos tiempo a tareas repetitivas y cometan menos errores debido a la ineficiencia humana.
Tener una buena gestión de procesos también reduce la probabilidad de pérdida de datos o de que una tarea no se realice durante un procedimiento operativo estándar. Un buen BPM asegura el uso correcto de los recursos de tu organización, asegurando que ésta sea más eficiente.
Cómo resolver problemas en la gestión de procesos
La gestión de procesos a menudo se malinterpreta o se centra excesivamente en las operaciones. Muchas iniciativas se limitan a documentar flujos o automatizar tareas. Esto da como resultado problemas continuos que afectan a su organización y a sus clientes.
Por tanto, hablemos de los principales problemas en la gestión de procesos y cómo solucionarlos. El objetivo es crear valor, estimular la colaboración multifuncional, mejorar los resultados y proporcionar una experiencia satisfactoria a los clientes.
1. Falta de control en la gestión de procesos
Un proceso sin un responsable genera problemas a la empresa. Después de todo, no habrá nadie a quien recurrir en caso de fallas.
Es fundamental mapear correctamente a los candidatos, definiendo un responsable que conozca y domine el proceso. Esta persona debe monitorear el avance del procedimiento, tener poder de decisión, revisar plazos, reasignar actividades y proponer cambios en el flujo cuando sea necesario.
2. Falta de intercambio de conocimientos
Aplicar la gestión del conocimiento a los problemas diarios es esencial para mejorar la eficiencia de los procesos. Sin él, la resolución de problemas se vuelve más compleja.
La gestión del conocimiento aumenta la capacidad de solución y promueve la mejora continua, contribuyendo a la excelencia en los procesos de negocio.
Es crucial estandarizar un proceso de intercambio de conocimientos y alentar a los empleados a seguirlo. Invertir en tecnología que combine herramientas de gestión de procesos y gestión del conocimiento en una plataforma integrada facilita todo el proceso.
3. Falta de compromiso de los empleados
El éxito de una organización depende del compromiso de los empleados. Cuando se dan cuenta de que su esfuerzo contribuye a los resultados de la empresa, acaban trabajando con más dedicación y calidad.
Esto reduce problemas, gastos innecesarios y aumenta la satisfacción del cliente. La falta de compromiso compromete esta atmósfera positiva.
Para resolver esto, es crucial alinear a los líderes y a los empleados. Deben conocer las estrategias comerciales y comprender la dirección de la organización.
Los miembros del equipo deben tener claros sus objetivos y las actividades necesarias para lograr resultados. Deben recibir retroalimentación y apoyo para resolver problemas. La empresa debe invertir en formación para mejorar y desarrollar nuevas habilidades en los empleados.
Cómo crear una gestión de procesos eficiente
Esta metodología requiere que usted utilice diferentes herramientas y técnicas para identificar, analizar y mejorar los procedimientos actuales de su organización. Esto significa que deberá analizar su flujo de trabajo actual e identificar áreas donde se pueden realizar mejoras.
Posteriormente, es necesario promover estos cambios, asegurando la optimización constante de este proceso. También es necesario crear documentación para registrar este procedimiento y asegurarse de que todos sus colegas comprendan qué pasos son necesarios para llevarlo a cabo.
Una vez realizada esta introducción, hablemos de lo que se necesita para crear una gestión de procesos eficiente:
1. Evalúe los objetivos de su empresa
Empiece por analizar los principales objetivos de su empresa a gran escala. Luego, piense en cómo puede alinear los procesos con estos objetivos.
Al establecer una dirección clara, puede crear una gestión de recursos mejor y más eficiente. Este primer paso también le permite hablar con sus empleados para ayudarlos a comprender sus expectativas y hacia dónde debe dirigirse su empresa.
Esto aumenta el compromiso de su equipo y el disfrute de sus iniciativas.
2. Diseña tu gestión de procesos
Ahora que ha analizado los objetivos a gran escala, el siguiente paso es crear un modelo de gestión del diseño para su proceso. Para hacer esto, considere cómo se puede monitorear y evaluar su procedimiento para que continúe funcionando sin problemas y de manera eficiente.
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En este punto, debe intentar comprender mejor qué se necesita para completar un determinado proceso y qué recursos requiere. Por lo tanto, este es el momento de determinar los roles de las personas involucradas, las herramientas que se utilizarán y los sistemas necesarios para la tarea.
También cree una hoja de ruta para ejecutar el proceso y determine dónde están los cuellos de botella y las ineficiencias.
3. Implementar el proceso
Una vez realizada la planificación, podrá ejecutar el proceso de forma más eficaz. Cree documentación para que todos los involucrados sepan cuál es el procedimiento estándar.
Es importante dejar claro qué se espera de cada persona y cómo cada uno puede realizar las tareas de las que es responsable. Para hacer esto, necesita capacitar a su equipo sobre cómo ejecutar este proyecto.
También es importante realizar pruebas para asegurar que el proceso funcione como se espera, así como para asegurarse de que sea viable y práctico seguir cada paso del proceso.
4. Monitorear y evaluar el proceso
Una vez implementado el procedimiento, debes seguirlo y hacer una evaluación de lo que está bien y lo que está mal. Lo ideal es que su equipo realice validaciones frecuentes para asegurarse de que todo funcione como se espera.
Dependiendo del resultado, debe realizar cambios en el flujo de trabajo actual en un esfuerzo por optimizar el proceso. Esto puede incluir implementar nuevas tecnologías, cambiar procedimientos o recursos e incluso crear procesos de soporte completamente nuevos.
En cuanto finalice el período de análisis, comunique el cambio a las partes interesadas. De esta manera, se asegura de que todos estén en sintonía con respecto a los procedimientos.
Conclusión
La gestión de procesos no es sólo una cuestión operativa, sino una herramienta estratégica esencial para lograr eficiencia, reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente. Las empresas que adoptan un enfoque proactivo para optimizar sus procedimientos garantizan que sus operaciones sean ágiles, escalables y alineadas con sus objetivos a largo plazo.
Además, al invertir en tecnologías que automatizan tareas y promueven una cultura de mejora continua, las organizaciones pueden adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y destacarse dentro de un escenario competitivo.
Por lo tanto, implementar una gestión eficiente de procesos ya no es una opción, sino una necesidad para cualquier empresa que busque crecer de manera sostenible y con resultados consistentes.
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